چگونه کیفیت استخدام را اندازه گیری کنیم؟

آنچه در این مطلب می‌خوانید:

هنگام اندازه گیری کیفیت استخدام، می توانید یک کارمند جدید را برای تعیین رتبه کیفیت استخدام فردی در نظر بگیرید. همچنین می توانید کیفیت استخدام را برای گروهی از کارمندان جدید محاسبه کنید تا عملکرد تیم استخدام را ارزیابی کنید. برای اندازه گیری و محاسبه کیفیت استخدام، می توانید مراحل زیر را دنبال کنید:

شاخص های مورد استفاده را تعیین کنید.

اولین قدم برای اندازه گیری کیفیت استخدام شما، تعیین معیارها یا شاخص هایی است که قصد دارید در اندازه گیری خود بگنجانید. این می تواند بسته به نقش خاصی که در نظر دارید متفاوت باشد. به عنوان مثال، یک موقعیت فروش ممکن است بازخورد مشتری را در نظر بگیرد، در حالی که کسی در امور مالی یا بازاریابی ممکن است مستقیماً با مشتریان کار نکند، و این باعث می شود که شاخص های دیگر برای نقش های آنها موثرتر باشند. به عنوان مثال، برای یک کارمند جدید در یک موقعیت رهبری، ممکن است بازخورد تیم، عملکرد و زمان رسیدن به حداکثر بهره وری را در نظر بگیرید.

برای محاسبه ساده، از ۱۰۰ امتیاز استفاده کنید.

هنگام جمع آوری داده ها از شاخص های مختلف، حتماً آن را برای مقایسه و محاسبه ساده تر کمی کنید. در حالی که اشکال دیگر بازخورد می تواند مفید باشد، ممکن است ردیابی و ثبت آن به راحتی امکان پذیر نباشد. به عنوان مثال، اگر از بازخورد همکاران می پرسید، ممکن است از سوالات کوتاه در مورد عملکرد یک کارمند جدید بپرسید و از آنها بخواهید در زمینه های مختلفی مانند نگرش، تعامل، خوش بینی، مفید بودن و مشارکت، از یک تا ۱۰۰ امتیاز بدهند. پاسخ های کوتاه می تواند برای رهبران مفید باشد که نحوه کار تیم با استخدام جدید را شناسایی کنند، اما رتبه بندی ها برای توسعه داده های قابل اندازه گیری مفید هستند.

برای هر فرد، امتیار را بر تعداد شاخص ها تقسیم کنید.

پس از تعیین شاخص هایی که قصد استفاده از آنها را دارید و کمی کردن آنها، می توانید یک عدد کلی برای تعیین کیفیت استخدام محاسبه کنید. برای این کار، همه شاخص کمی شده را با هم جمع کنید، سپس بر تعداد کل شاخص ها تقسیم کنید. این روش در صورتی بهترین کارایی را دارد که هر مقدار را به یک شکل کمی کنید. در اینجا یک فرمول نمونه وجود دارد که می توانید با یک محاسبه نمونه استفاده کنید:

(بهره وری + بازخورد مشتری + زمان آموزش + تعامل) / کل تعداد شاخص ها = کیفیت استخدام

(۹۳ بهره وری + ۸۷ بازخورد مشتری + ۶۵ زمان آموزش + ۷۶ تعامل) / ۴ = 80.۲۵ کیفیت استخدام

برای بررسی خدمات آموزش، مشاوره و پیاده‌سازی پروژه‌های حوزه مشاوره مدیریت خانه منابع انسانی می‌توانید به صفحه معرفی خدمات مراجعه نموده و یا با شماره ۸۲۸۰۱۵۱۰-۰۲۱ تماس حاصل فرمایید.

خدمات تخصصی خانه منابع انسانی

برای استخدام های چندگانه، مجموع کل را بر تعداد استخدام ها تقسیم کنید.

اگر می خواهید ارزیابی کنید که تیم استخدام در یافتن و استخدام بهترین استعداد برای هر نقش چقدر موثر است، می توانید کیفیت استخدام را برای چندین کارمند محاسبه کنید. به عنوان مثال، ممکن است تصمیم بگیرید کیفیت استخدام را برای هر کارمند جدید در سه ماهه اول تعیین کنید. برای این کار، امتیاز کیفیت استخدام هر کارمند را با هم در یک مجموع کل جمع کنید و آن را بر تعداد کل استخدام ها تقسیم کنید. در اینجا مثالی از آنچه ممکن است به نظر برسد آورده شده است:

امتیاز کیفیت استخدام استخدام A + امتیاز کیفیت استخدام استخدام B + امتیاز کیفیت استخدام استخدام C + امتیاز کیفیت استخدام استخدام D + امتیاز کیفیت استخدام استخدام E + امتیاز کیفیت استخدام استخدام F = مجموع امتیازات

۹۷ استخدام A + 47 استخدام B + 88 استخدام C + 29 استخدام D + 96 استخدام E + 89 استخدام F = 446 مجموع کیفیت استخدام

مجموع امتیاز کیفیت استخدام / کل تعداد استخدام های جدید = کیفیت استخدام کل

۴۴۶ مجموع کیفیت استخدام / ۶ استخدام جدید = 74.۳۳ کیفیت استخدام کل

کیفیت استخدام، یک معیار کلیدی استخدامی است که نشان دهنده ارزش افزوده یک استخدام جدید برای شرکت شماست، به طور خاص، میزان سهم یک استخدام جدید در موفقیت بلندمدت شرکت شما.

شش معیار استاندارد ISO/TS ۳۰۴۱۱:۲۰۱۸ 

1. کیفیت استخدام: عملکرد فرد پس از استخدام در مقایسه با انتظارات قبل از استخدام.
2. تاثیر استخدام: سهم استخدام جدید در موفقیت سازمان.
3. نرخ حفظ: درصد کارمندانی که در یک دوره زمانی مشخص حفظ شده‌اند.
4. نرخ خروج: نسبت جدایی‌ها به کل نیروی کار.
5. انتظارات قبل از استخدام: حداقل معیارهای قابل قبول قبل از استخدام.
6. عملکرد: نتیجه قابل اندازه‌گیری.

بیشتر تعاریف کاری کیفیت استخدام (QoH) شامل ابعاد بیشتری نسبت به تعریف محدود ISO می‌شود.
یک روش معمول در منابع انسانی در سال‌های گذشته، برابر دانستن کیفیت استخدام و عملکرد شغلی فرد در سال اول بود. اکنون ما کیفیت استخدام را به‌عنوان یک جزء ضروری از زنجیره ارزش منابع انسانی در نظر می‌گیریم. ما شواهد تجربی از چگونگی هدایت موفقیت سازمانی توسط نتایج مدیریت منابع انسانی را داریم. هنگامی که این اصل را به شیوه‌های استخدامی اعمال می‌کنیم، می‌توانیم دیدگاه روشن‌تری از چگونگی ایجاد ارزش توسط ارائه استعداد مناسب به جایگاه مناسب در سازمان به دست آوریم.

اندازه‌گیری‌ معیارهای قبل از استخدام:

بازده منبع (Source of Hire):

تجزیه و تحلیل اینکه کدام منابع (مانند وب‌سایت‌های شغلی، شبکه‌های اجتماعی، یا معرفی ها) بیشترین تعداد استخدام‌ها را ایجاد کرده‌اند و به بهینه‌سازی استراتژی‌های جذب کمک می‌کند.

بازده درخواست(Application yield):

این مفهوم معمولاً به عنوان درصدی از درخواست‌ها یا رزومه‌های دریافتی تعبیر می‌شود که به استخدام‌های نهایی منتهی می‌شوند.

زمان پر کردن موقعیت شغلی (Time to Fill):

مدت زمانی که از شروع فرآیند استخدام تا زمانی که یک موقعیت شغلی خالی پر می‌شود، اندازه‌گیری می‌شود. این معیار نشان‌دهنده کارایی فرآیند استخدام است.

زمان استخدام (Time to Hire):

مدت زمانی که از زمانی که یک کارجو به عنوان متقاضی شغل انتخاب می‌شود تا زمانی که او به طور رسمی استخدام می‌شود، اندازه‌گیری می‌شود.

سرعت استخدام (Hiring Velocity):

به میزان سرعتی که یک سازمان در جذب و استخدام نیروی کار جدید دارد، اشاره دارد و معمولاً با توجه به تعداد استخدام‌ها در یک بازه زمانی خاص اندازه‌گیری می‌شود.

هزینه به ازای هر استخدام (Cost per Hire):

مجموع هزینه‌های مرتبط با فرآیند استخدام (مانند تبلیغات، مصاحبه‌ها و خدمات استخدام) تقسیم بر تعداد کل استخدام‌ها در یک دوره زمانی مشخص است.

بودجه استخدام (Recruitment Budget):

مبلغی که سازمان برای فرآیندهای جذب و استخدام نیروی کار اختصاص می‌دهد و شامل هزینه‌های تبلیغات، استخدام، و سایر هزینه‌های مرتبط است.

نمرات ارزیابی(Assessment scores):

این نمرات به نتایج آزمون‌ها و ارزیابی‌های تخصصی اشاره دارد که ممکن است برای سنجش مهارت‌ها و صلاحیت‌های خاص یک نامزد انجام شود. این ارزیابی‌ها می‌توانند شامل آزمون‌های فنی، روان‌شناختی یا مدیریتی باشند و هدف آن‌ها اندازه‌گیری توانایی‌های خاص مرتبط با شغل است.

نمرات مصاحبه(Interview scores):

این نمرات معمولاً به ارزیابی عملکرد فرد در مصاحبه‌های حضوری یا آنلاین اشاره دارد. ارزیابی می‌تواند شامل پرسش‌هایی درباره مهارت‌های فنی، تجربیات قبلی، و توانایی‌های ارتباطی فرد باشد. نمره‌دهی معمولاً بر اساس معیارهایی مانند پاسخ‌های مناسب، اعتماد به نفس، و تطابق با فرهنگ سازمان انجام می‌شود.

نرخ پذیرش پیشنهاد (Offer Acceptance Rate):

درصدی از پیشنهادهای شغلی که توسط متقاضیان پذیرفته می‌شود. این معیار نشان‌دهنده جذابیت پیشنهادات استخدامی سازمان است.

نظرسنجی تجربه استخدام (Candidate Experience Survey):

ارزیابی نظرات و تجربیات کارجویان از فرآیند استخدام، که می‌تواند به بهبود فرآیندها و افزایش رضایت نامزدها کمک کند.

نتایج انجام این اندازه‌گیری‌ها

1. منابع بهینه شده
2. متقاضیان واجد شرایط بیشتر
3. کاهش هزینه استخدام
4. بهبود تجربه کاندید
5. بهبود تناسب شغلی
6. بهبود فرهنگ سازمانی
7. بهیود برند کارفرمایی

تأثیرات انجام این اندازه‌گیری‌ها

1. درآمد به ازای هر کارمند
2. سود
3. ارزش بازار
4. سهم بازار
5. شهرت برند
6. نرخ خروج کمتر
7. بهره‌وری بالاتر
8. کیفیت
9. رضایت مشتری

اندازه‌گیری‌های بعد از استخدام

زمان تا رسیدن به بهره‌وری (Time to Productivity):

مدت زمانی که طول می‌کشد تا یک کارمند جدید به سطح بهره‌وری مطلوب خود برسد و به طور مؤثر در نقش خود عمل کند.

بررسی پایان دوره آزمایشی (Probation Review):

ارزیابی عملکرد کارمند در پایان دوره آزمایشی، که معمولاً شامل بررسی مهارت‌ها، تطابق با فرهنگ سازمان و توانایی‌های شغلی است.

نظرسنجی رضایت از فرایند آموزش و ورود به کار (Onboarding Satisfaction Survey):

ارزیابی نظرات کارمندان جدید درباره کیفیت و اثربخشی فرآیند آموزش و ادغام آن‌ها در سازمان.

تناسب شغلی (Job Fit):

میزان تطابق مهارت‌ها، تجربیات و ویژگی‌های فرد با نیازها و الزامات شغل، که می‌تواند بر عملکرد و رضایت شغلی تأثیر بگذارد.

بررسی عملکرد اولیه (Initial Performance Review):

ارزیابی عملکرد کارمند در مراحل اولیه استخدام، که به شناسایی نقاط قوت و زمینه‌های نیاز به بهبود کمک می‌کند.

رضایت مدیر استخدام (Hiring Manager Satisfaction):

ارزیابی رضایت مدیران استخدام از کیفیت کاندیدهای انتخاب شده و فرآیند استخدام.

عملکرد تیم (۳۶۰ درجه) (Team Performance – ۳۶۰ Degree Feedback):

ارزیابی عملکرد تیمی که شامل بازخورد از همکاران، مدیران و زیرمجموعه‌ها به منظور شناسایی نقاط قوت و ضعف تیم است.

تناسب فرهنگی (۳۶۰ درجه) (Cultural Fit – ۳۶۰ Degree Feedback):

ارزیابی میزان تطابق فرد با فرهنگ و ارزش‌های سازمان از دیدگاه‌های مختلف درون تیم.

نرخ ارتقاء (Promotion Rate):

درصد کارمندانی که پس از یک دوره مشخص به سمت‌های بالاتر ارتقاء می‌یابند و نشان‌دهنده فرصت‌های رشد در سازمان است.

گردش کار جدید (New Hire Workflow):

فرآیندهای مشخصی که برای ادغام کارمندان جدید در سازمان طراحی شده و شامل آموزش، ارزیابی و حمایت‌های اولیه است.

تعامل کارمندان (Employee Engagement):

میزان ارتباط و مشارکت کارمندان با کار و سازمان، که می‌تواند بر رضایت و عملکرد آن‌ها تأثیر بگذارد.

حفظ کارمندان در سال اول (Employee Retention Rate in the First Year):

درصد کارمندانی که پس از یک سال از استخدام در سازمان باقی می‌مانند و نشان‌دهنده کیفیت فرآیند استخدام و ادغام است.

نرخ خروج کارکنان (Employee Turnover Rate):

درصد کارمندانی که در یک دوره زمانی مشخص از سازمان خارج می‌شوند، که می‌تواند به دلایل مختلفی از جمله استعفا، اخراج یا بازنشستگی صورت گیرد. این نرخ می‌تواند نشان‌دهنده رضایت شغلی و سلامت سازمان باشد و برای ارزیابی اثرات و هزینه‌های مربوط به کارمندان جدید مهم است.

نتایج

1. زمان سریع‌تر برای رسیدن به بهره‌وری
2. عملکرد فردی و تیمی بالاتر
3. بهبود رضایت مدیر استخدام
4. کاهش نرخ خروج
5. تعامل بالاتر

چرا اندازه‌گیری کیفیت استخدام اینقدر دشوار است؟

تعجب‌آور نیست که متخصصان، تعریف و اندازه‌گیری کیفیت استخدام (QoH) را دشوار می‌دانند. همانند هر معیار کیفیتی، مشتری کیفیت را تعریف می‌کند و این فقط ابتدای فرآیند اندازه‌گیری است. حتی بهترین‌های ما در اندازه‌گیری کیفیت استخدام با پنج چالش مواجه هستند:

1. تعریف یک کارمند با کیفیت در بخش‌های مختلف تجاری، صنایع، سازمان‌ها و از همه مهم‌تر، نقش‌های شغلی متفاوت است.
2. رسیدن به توافق ذینفعان در مورد کیفیت می‌تواند دشوار باشد. دیدگاه مدیران ارشد، اعضای هیئت مدیره، مدیران، منابع انسانی و کارکنان می‌تواند متفاوت باشد. اگرچه می‌توانیم در مورد اصول به توافق برسیم، اما اکثر شرکت‌ها حداقل در درک خود از کیفیت و تأثیر آن بر تجارت خود، تفاوت‌هایی خواهند داشت.
3. تا زمانی که زمان کافی برای ارزیابی عملکرد قرار نداده باشند، معمولاً چند طی ماه، نمی‌توانید تصویری دقیق از آن به دست آورید. حتی در آن صورت، رسیدن به توافق دشوار است.
4. فرهنگ، جزء مهمی از تناسب شغلی است که تعیین‌کننده اصلی موفقیت شغلی است. فرهنگ یک نقطه داده یا بعد واحد نیست. این یک ساختار چند بعدی است که اکثر سازمان‌ها در درک آن با مشکل مواجه هستند.
5. ارزیابی‌های انسانی، مانند بررسی عملکرد و نظرسنجی‌های ۳۶۰ درجه تیم، تحت تأثیر سوگیری ارزیاب هستند.

چرا باید کیفیت استخدام را اندازه‌گیری کنید؟

با وجود این چالش‌ها، ما شما را ترغیب می‌کنیم که کیفیت استخدام را اندازه‌گیری و درک کنید که برای کسب‌وکار شما چه معنایی دارد، زیرا موفقیت سازمان شما به آن بستگی دارد. قبل از اینکه بتوانید یک متقاضی با کیفیت را استخدام کنید، باید بدانید که یک کاندید با کیفیت چه ویژگی هایی دارد. همانطور که دکتر دبلیو ادوارد دمینگ در کارگاه‌های خود هر زمان که یک شرکت‌کننده نظری را بیان می‌کرد می‌گفت: «چگونه می‌دانید؟ آیا آن را اندازه‌گیری کرده‌اید؟»

یک تناسب خوب به شما کمک می‌کند تا فرهنگ خود را بسازید و تقویت کنید. سازمان شما به کسی که استخدام می‌کنید تبدیل خواهد شد.

استعداد ارزش آفرینی می‌کند. سندی اگ در مجموعه استعداد به ارزش، مسیر موفقیت خود را با شرکت سرمایه‌گذاری بلک‌استون به اشتراک می‌گذارد. تجربه او به ما نشان می‌دهد که با استعداد مناسب در جای مناسب، سازمان شما می‌تواند موفق شود.
اندازه‌گیری، برتری را هدایت می‌کند. همانطور که زنجیره ارزش استخدام ما در بالا نشان می‌دهد، اندازه‌گیری و بهبود کارایی و اثربخشی فرآیندهای جذب استعداد که استعداد مناسب را جذب و آموزش می‌دهند، به نتایج تجاری بهتر می‌انجامد.