مطالعه موردی؛ چگونه سطح بهینه پرسنل را تعیین کردیم

آنچه در این مطلب می‌خوانید:

مطالعه موردی؛ چگونه سطح بهینه پرسنل را تعیین کردیم

چالش 

یک شرکت در زیباوه می‌خواهد بداند آیا به دلیل پرسنل بیش از حد، هزینه‌های کارگری غیرضروری می‌پردازد یا خیر. این فعالیت نیازمند این بود که به هر واحد برویم و بررسی کنیم که آیا هر بخش در نقش‌ها و خانواده‌های شغلی خود پرسنل بیش از حد دارد و فرصتی برای شناسایی بخش‌هایی که کمبود پرسنل دارند. در این پست می‌خوانید که چگونه هزینه‌ها را کاهش دادیم و تولید را با کاهش پرسنل اضافی و حذف کمبود پرسنل بهبود بخشیدیم.

چگونه مداخله کردیم

عملیاتی‌های منابع انسانی غالباً گفته می‌شود که برای انتخاب زمان استخدام، نگهداری یا کاهش اندازه نیروی کار خود به قضاوت‌های موضوعی متکی هستند. این به پرسنل بیش از حد یا کمبود پرسنل منجر می‌شود که خود به هزینه‌های کارگری غیرضروری یا عدم دستیابی به اهداف و مهلت‌ها می‌انجامد. برای جلوگیری از این مسئله، متدولوژی‌ای را توسعه دادیم که شامل ورودی کارشناسان موضوعی و تکنیک‌های آماری در تعیین اینکه آیا باید در هر نقش تغییراتی در تعداد پرسنل انجام شود، می‌‌باشد. به طور کلی، متدولوژی ما به صورت زیر تعریف می‌شود:
تعریف عوامل موثر در تعداد پرسنل – هر نقش شامل یک مجموعه خاص از وظایف است. اگر فعالیت‌های تجاری مرتبط با این وظایف تغییر کند، تعداد افراد لازم در آن نقش تغییر می‌کند. این به ویژه در مورد نقش‌های عملیاتی و تاکتیکی صحیح است. به عنوان مثال، تعداد مورد نیاز در یک معدن بستگی به تعداد شیفت‌های معدن دارد. تعداد کارمندان منابع انسانی که یک شرکت به آن نیاز دارد، بستگی به تعداد کل کارکنان آن دارد. تعداد شیفت‌ها و تعداد کل کارکنان شرکت، عوامل موثر در تعداد پرسنل برای نقش‌های نگهبان و کارمند منابع انسانی به ترتیب هستند.
جذب HODs برای ارائه داده‌ها – ما تنها از هر HOD در مرحله جمع‌آوری داده‌ها شرکت می‌کنیم. این مشارکت از طرف این ذینفعان مهم، شانس‌ها را برای پیاده‌سازی توصیه‌های ما بهبود می‌بخشد. ما به همه HODs در این شرکت توضیح دادیم که ارائه داده‌های دقیق چقدر اهمیت دارد و چگونه استفاده خواهد شد. ما اطلاعات زیر را از هر HOD خواستار شدیم:

• میانگین تعداد کارکنان در هر ربع در هر نقش
• عوامل موثر در تعداد پرسنل – برای تجزیه و تحلیل اینکه چند کارمند برای انجام کار لازم است
• متوسط سابقه و متوسط حقوق کارکنان در هر نقش. هزینه‌های تعدیل در زیمبابوه به تعداد سال‌هایی که یک شخص در یک سازمان کار کرده است و متوسط حقوق آنها مرتبط است.
• هزینه تخمینی استخدام یک کارمند به تفکیک نقش

تحلیل داده‌ها 

زمانی که بیش از یک عامل موثر در تعداد پرسنل ارائه شده باشد، ما عوامل موثر در تعداد پرسنل را به یک اندازه‌گیری کلی از فعالیت‌های تجاری با استفاده از میانگین‌های وزنی ترکیب می‌کنیم. سپس فعالیت‌های تجاری کلی به دست آمده را برای دوره مورد مطالعه رتبه‌بندی می‌کنیم: برای این فعالیت خاص، ما هفده ربع تجاری داشتیم. اگر یک ربع فعالیت تجاری صفر درصد (۰%) داشته باشد، به این معنی است که آن ربع کمترین فعالیت را در مقایسه با سایر ربع‌ها دارد. اگر یک ربع فعالیت تجاری صد درصد (۱۰۰%) داشته باشد، به این معنی است که آن ربع بالاترین فعالیت تجاری ثبت شده در دوره مورد مطالعه را دارد.
فعالیت‌های تجاری رتبه‌بندی شده به عنوان فعالیت تجاری نسبی نامگذاری می‌شوند زیرا مقایسه‌ای از چندین دوره هستند. ما از رگرسیون حداقل مربعات معمولی (رگرسیون OLS) برای تعیین رابطه بین فعالیت تجاری نسبی و تعداد کارکنان در هر نقش استفاده می‌کنیم. زمانی که ضریب تعیین (R مربع) کمتر از ۵۰% باشد، از محاسبات نسبت ساده برای تعیین تعداد مورد نیاز کارکنان در یک نقش استفاده می‌کنیم.
نمودار زیر (برای بزرگ‌نمایی کلیک کنید) نمونه‌ای از رابطه بین فعالیت تجاری نسبی و تعداد کارکنان در موقعیت تکنسین را نشان می‌دهد.

در مثال بالا، افزایش ۲۲.۵% در فعالیت تجاری نسبی نیاز به یک تکنسین اضافی دارد اگر بار کاری حفظ شود R مربع برابر با ۷۰.۴% نشان می‌دهد که رابطه بین فعالیت تجاری و تعداد کارکنان قوی است. معادله رگرسیون OLS بیان شده می‌تواند برای تعیین تعداد مورد نیاز کارکنان با توجه به فعالیت تجاری نسبی فعلی استفاده شود. نقطه داده‌ای که با ۹۸% مشخص شده است، نمایانگر فعالیت تجاری نسبی کنونی تکنسین‌ها است.
با توجه به رابطه established بین فعالیت تجاری نسبی و تعداد تکنسین‌ها، خط روند نشان می‌دهد که تعداد کارکنان بیش از حد مورد نیاز است. یک تنظیم نزولی به میزان دو تکنسین، نقطه داده را به سمت خط روند که نمایانگر تعداد کارکنان بهینه است، پایین می‌برد. اگر نقطه زیر خط روند بود، یک تنظیم صعودی به سمت خط روند لازم بود.
برای تعیین اینکه آیا یک بخش پرسنل بیش از حد دارد یا کمبود پرسنل دارد، تعداد کارکنانی که در صورت وجود فعالیت تجاری نسبی در سطح درصد ۲۵ و درصد ۷۵ به ترتیب لازم است، تعیین می‌کنیم. اگر فعالیت تجاری نسبی یک بخش بالاتر از سطح درصد ۷۵ باشد، آن بخش به عنوان احتمالی کمبود پرسنل علامت‌گذاری می‌شود. اگر فعالیت تجاری نسبی یک بخش پایین‌تر از سطح درصد ۲۵ باشد، آن بخش به عنوان احتمالی پرسنل بیش از حد علامت‌گذاری می‌شود.
استدلال اینجا این است که یک سطح طبیعی از فعالیت تجاری نسبی وجود دارد که نه خیلی بالا و نه خیلی پایین است. انحراف قابل توجهی که بالاتر از سطح فعالیت تجاری نسبی درصد ۷۵ یا پایین‌تر از سطح درصد ۲۵ باشد، نمایانگر انحراف قابل توجهی از تعداد بهینه کارکنان است. اگر فعالیت تجاری به ازای هر کارمند خیلی زیاد باشد، ممکن است منجر به خستگی کارکنان شود، در حالی که اگر فعالیت تجاری به ازای هر کارمند خیلی کم باشد، ممکن است تعداد زیادی از کارکنان کار کمی انجام دهند.

نتایج 

ما ۶۳ کارمند را به عنوان احتمال پرسنل بیش از حد برای این شرکت علامت‌گذاری کردیم. نتایج را در قالب زیر برای هر بخش در یک داشبورد پویا مبتنی بر مایکروسافت اکسل ارائه دادیم.

برای بررسی خدمات آموزش، مشاوره و پیاده‌سازی پروژه‌های حوزه مشاوره مدیریت خانه منابع انسانی می‌توانید به صفحه معرفی خدمات مراجعه نموده و یا با شماره ۸۲۸۰۱۵۱۰-۰۲۱ تماس حاصل فرمایید.

خدمات تخصصی خانه منابع انسانی

مثال بالا نشان‌دهنده یک تنظیم نزولی پیشنهادی به میزان ۲ کارمند در نقش تکنسین از ۸ نفر به ۶ نفر است. هزینه‌های تعدیل مربوط به این کاهش به مبلغ ۲,۸۰۰ دلار می‌رسد. صرفه‌جویی‌های حاصل از این تنظیم به ۱۶,۸۰۰ دلار در سال می‌رسد. تعداد ماه‌های لازم برای بازگشت به نقطه سر به سر، زمان لازم برای شرکت برای بازیابی هزینه‌های تعدیل در صورت اجرای توصیه‌ها را نشان می‌دهد. در این مثال، شرکت تنها به دو ماه نیاز دارد تا هزینه‌های تعدیل را بازیابی کند.

انتقال کارمندان 

در مورد تنظیم تعداد پرسنل، گزینه‌هایی وجود دارد. به جای خاتمه قراردادهای کاری، سازمان شما می‌تواند کارمندان را در همان خانواده شغلی از یک نقش به نقش دیگر منتقل کند اگر یک نقش پرسنل بیش از حد داشته باشد و دیگری کمبود پرسنل داشته باشد. برای اینکه این امر قابل اجرا باشد، کارمندان باید ظرفیت ارائه خدمات را داشته باشند پس از اینکه منتقل شده‌اند. برای شرکت مورد نظر، بیشتر کارمندان در موقعیت‌های عملیاتی دارای مهارت‌های پایه یکسان بودند و می‌توانستند منتقل شوند که تعداد خاتمه‌ها را به حداقل رساند.

نتیجه‌گیری 

با شناسایی وظایف کلیدی که توسط کارمندان در هر نقش انجام می‌شود، کارشناسان منابع انسانی می‌توانند تصمیمات بهتری در مورد اینکه آیا باید کارکنان را استخدام، نگهداری یا کاهش دهند، اتخاذ کنند. استفاده از تکنیک‌های آماری در ایجاد ارتباط بین فعالیت تجاری و سطوح پرسنلی به فرآیند تصمیم‌گیری عینیت می‌بخشد. علاوه بر این، فرآیند نظارت بر تعداد پرسنل شما یک فعالیت یک‌باره نیست. شما باید به طور مداوم تعداد کارکنان خود را با توجه به نوسانات فعالیت تجاری زیر نظر داشته باشید تا اطمینان حاصل کنید که به دلیل کمبود پرسنل، کارمندان خود را بیش از حد مشغول نکنید یا به دلیل پرسنل بیش از حد، هزینه‌های کارگری غیرضروری پرداخت نکنید.