لینک کوتاه:
https://hrhome.ir/?p=12368آنچه در این مطلب میخوانید:
زمان پر کردن (Time to Fill) جایگاه شغلی یکی از مهم ترین معیارهای استخدام صرف نظر از صنعت، اندازه سازمان و نقش برای هر سازمانی است. اما زمان پر کردن دقیقا به چه چیزی اشاره دارد؟ چه تفاوتی با زمان استخدام دارد، و آیا می توانید زمان پر کردن را محاسبه کنید؟ و چند تاکتیک برای کاهش زمان پر کردن در سازمان شما چه مواردی است؟
تصور کنید برای یک شرکت بازاریابی کار می کنید و در یکی از مناطق خود موقعیت خالی یک مدیر بازاریابی دارید. تأثیر منفی نداشتن مدیر بازاریابی این است که مدیران دیگر باید مسئولیت بیشتری را بر عهده بگیرند که منجر به افزایش استرس و بی انگیرگی می شود. توانایی اندازهگیری زمان برای پر کردن یک جای خالی، یک معیار مهم منابع انسانی است که بر نتیجه کسبوکار شما نیز تأثیر میگذارد.
زمان پر کردن (Time to Fill) چیست؟
زمان پر کردن به تعداد روزهای تقویمی که برای یافتن و استخدام یک کاندید جدید طول میکشد اشاره دارد، معمولاً با تعداد روزهای بین انتشار آگهی شغل و پذیرش پیشنهاد شما توسط کاندید اندازهگیری میشود.
برخی از شرکت ها زمانهای متفاوتی را برای نقطه شروع اندازه گیری زمان پرکردن انتخاب می کنند. گزینه های دیگر علاوه بر تایید یک درخواست شغلی عبارتند از:
- ارسال درخواست نیرو از طرف مدیر واحد برای استخدام
- انتشار یک فرصت شغلی در درگاههای جذب
به طور معمول، سازمان ها تاریخ شروع به کار را به عنوان پایان زمان برای پر کردن در نظر می گیرند.
Time to fill یک معیار عالی برای برنامه ریزی تجاری است زیرا به شما یک دیدگاه واقع بینانه از مدت زمان جایگزینی یک کارمند جدا شده ارائه می دهد. این به شما کمک می کند تا تلاش های استخدام خود را بهتر برنامه ریزی کنید و زمانی که فرآیند استخدام شما بیش از حد طولانی شود به عنوان یک هشدار عمل می کند. علاوه بر این، تأثیر خالص مثبتی روی زمان همه دارد، زیرا به معنای اضافه کاری کمتر و ثبات بیشتر است.
این یک معیار مهم برای تجربه کاندید شما است، زیرا ۲۳٪ از کاندیداها اگر ظرف یک هفته پاسخی دریافت نکنند، علاقه خود را به کارفرما از دست می دهند. ۴۶ درصد دیگر اگر ظرف ۱ تا ۲ هفته چیزی نشنوند، بی انگیزه میشوند.
مقایسه زمان پر کردن (Time to Fill) و زمان استخدام (Time to Hire)
دو مورد از معیارهایی که به طور گسترده در استخدام استفاده می شود، زمان پر کردن و زمان استخدام است. حتی اگر آنها اغلب به جای یکدیگر استفاده می شوند، این دو را نباید اشتباه گرفت. آنها جنبه های مختلف فرآیند استخدام را اندازه گیری می کنند و عملکردهای مختلفی را انجام می دهند. ما یک جدول برای نشان دادن این ایجاد کردیم:
| زمان استخدام | زمان پر کردن | |
| تعریف | زمان استخدام از زمانی که متقاضی درخواست می دهد تا زمانی که پیشنهاد را می پذیرد شروع می شود. | زمان پر کردن از زمان تایید اعلام درخواست نیرو تا زمانی که کاندید پیشنهاد شغل را می پذیرد شروع می شود. |
| هدف | این یک شاخص کاندید محور از تجربه آنها و سرعت تجربه آنها در فرآیند استخدام است. می توانید از آن برای بهینه سازی فرآیند استخدام خود استفاده کنید. |
این به شما یک نمای کلی از سرعت و کیفیت کل فرآیند استخدام و تجربه کاندید در تمام فرآیند می دهد. می توانید از آن برای برنامه ریزی تجاری و همچنین برای بهبود فرآیند استخدام خود استفاده کنید.
|
| زمان | کوتاه تر | طولانی تر |
عواملی مانند صنعت و موقعیت مورد نظر هر دو معیار را تحت تأثیر قرار می دهند. برخی از نقش ها برای استخدام بسیار چالش برانگیزتر از نقش های دیگر هستند. همین امر در مورد صنایع نیز صدق می کند، بنابراین مهم است که این تفاوت ها را در نظر داشته باشید.
ارزش اندازه گیری زمان برای پر کردن چیست؟
داده ها تنها زمانی مفید هستند که قابل اجرا و اعمال باشند. ارزش اندازه گیری زمان برای پر کردن در کاربرد آن برای برنامه ریزی تجاری و بهبود فرآیندهای منابع انسانی است. برخی از مزایای ردیابی این معیار عبارتند از:
این شما را قادر می سازد تا تلاش های خود را برای استخدام بهتر برنامه ریزی کنید:
با اندازهگیری زمان برای پر کردن، به طور متوسط متوجه میشوید که جایگزین کردن فردی با تجربه مشابه چقدر طول میکشد. به عنوان مثال، فرض کنید شما در حال جایگزینی یک اقتصاددان ارشد هستید. پس از انجام محاسبات متوجه می شوید که ۴۵ روز طول می کشد تا این جای خالی پر شود. سپس به شما این امکان را می دهد که تلاش های استخدام را در زمان مناسب شروع کنید. همچنین میتوانید در زمانی که نقش خالی است، برنامههای احتمالی تهیه کنید و به شما امکان می دهد تا رویه های ورود و تحویل کار را نیز به طور مؤثرتری برنامه ریزی کنید.
رفع ناکارآمدی در فرآیند استخدام:
می توانید نقاط ناکارآمدی را در استخدام پیدا کنید و استراتژی خود را ساده کنید. شما شروع به درک این خواهید کرد که کدام نقش ها برای پر کردن و کدام بخش ها برای پر کردن یک موقعیت بیشتر طول می کشد. شما همچنین متوجه می شوید که کدام منبع جذب مؤثرتر است. برای مثال، برخی از نقشها با یک کاریابی سریعتر پر میشوند، در حالی که نقشهای دیگر با آگهی شغلی به بهترین شکل پر میشوند. Time to fill به شما پاسخ می دهد که کدام منبع مؤثرتر است.
کاهش هزینه های پست های شغلی پر نشده:
زمان پر کردن به سازمان کمک می کند تا در هزینه خود صرفه جویی کند. اولا، قرار دادن آگهی های شغلی هزینه دارد. هرچه زمان کمتری برای یک نقش تبلیغ شود، صرفهجویی شما بیشتر است. ثانیاً، وقتی یک نقش خالی است، پرداخت هزینه به کارمندان برای اضافه کاری هزینه دارد. همچنین فرسودگی شغلی و استرس را در محل کار افزایش می دهد که در دراز مدت هزینه بسیار بالایی دارد. در نهایت، هر چه مدت زمان بیشتری برای استخدام شخصی طول بکشد، احتمالاً رضایت مشتری شما کمتر خواهد بود، که بر عملکرد و سود کلی شرکت تأثیر می گذارد.
چگونه زمان پر شدن را اندازه می گیرید؟
به یاد داشته باشید، هنگام محاسبه زمان برای پر کردن، باید معیار را با آنچه برای شرکت شما منطقی است تنظیم کنید. محاسبه چیزی شبیه به این است:
برای محاسبه زمان برای پر کردن یک موقعیت:
تعداد روزهای تقویمی است که برای پر کردن یک موقعیت خاص طول می کشد. برای محاسبه این، باید نقطه شروع را تعیین کنید. همانطور که در بالا ذکر کردیم، این معمولاً زمانی است که اعلام درخواست نیرو تأیید می شود. با این حال، شما همچنین می توانید روز انتشار آگهی شغل را انتخاب کنید. به طور مشابه، نقطه پایان شما می تواند زمانی باشد که کاندید پیشنهاد شغلی را می پذیرد یا اولین روز کار خود را شروع میکند.
فرمول شما این خواهد بود:
تعداد روزهای تقویمی بین نقطه شروع (اعلام درخواست نیرو تایید میشود یا شغل آگهی می شود) و نقطه پایانی (تاریخی که کاندید پیشنهاد شغلی را می پذیرد یا تا اولین روز ورود).
به عنوان مثال، اگر شرکت X نقش یک مدیر بازاریابی را در ۱ ژانویه تبلیغ کند و تصمیم بگیرد از “تاریخ تبلیغات” به عنوان نقطه شروع استفاده کند. سپس نامزد پیشنهاد را می پذیرد و از ۱ مارس شروع می کند (تاریخ ورود به عنوان نقطه پایانی استفاده می شود). زمان تکمیل این نقش ۶۰ روز است. به عنوان یک سازمان، باید در انتخاب نقطه شروع و پایان خود ثابت قدم باشید این به این دلیل است که بتوانید داده های ثابتی داشته باشید و آن ها را با معیارهای مرتبط مقایسه کنید.
برای محاسبه میانگین زمان پر کردن:
میانگین زمان شما برای پر کردن، بینش کلی در مورد نقش های مختلف را در اختیار شما قرار می دهد.
به عنوان مثال، فرض کنید شما پنج مدیر را در سازمان خود استخدام کرده اید، و برای استخدام آنها به ترتیب ۱۵، ۶۰، ۱۰، ۳۰ و ۴۰ روز طول کشید. محاسبه شما به این صورت خواهد بود:
در این صورت میانگین زمان شما برای استخدام ۳۱ روز خواهد بود.
همچنین می توانید محاسبات بیشتری برای اندازه گیری اثربخشی فرآیند استخدام خود در معیارهای مختلف انجام دهید. به عنوان مثال، می توانید زمان پر کردن را برای دورههای مختلف محاسبه کنید
برای مثال:
سه ماهه: که مجموع زمانی برای پر کردن تمام موقعیت های سه ماهه / تعداد موقعیت های پر شده در سه ماهه است.
سالانه: که مجموع زمان پر شدن برای تمام موقعیت های سال / تعداد موقعیت های پر شده در سال است.
محاسبه زمان برای پر کردن هر نقش و بخش
هنگام اندازه گیری زمان برای پر کردن، باید نیازها و معیارهای مختلف خود را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، احتمالاً استخدام یک کارشناس ارشد داده به طور متوسط بیشتر از استخدام یک کارشناس مرکز تماس طول می کشد. بنابراین، میانگین زمان استخدام برای این دو نقش متفاوت به نظر می رسد میانگین زمان استخدام شما هنگام مقایسه بخش ها متفاوت (IT در مقابل بخش حقوقی). بهترین روش اندازه گیری برای نقش ها و بخش های مشابه است، زیرا نشان دهنده دقیق تری از مدت زمان لازم برای پر کردن یک موقعیت است.
چگونه می دانید برای پر کردن زمان چه نتیجهای خوبی به نظر می رسد؟
فرض کنید ۶۰ روز طول می کشد تا نقش یک مدیر فناوری اطلاعات را به عهده بگیرید. پس از اندازه گیری زمان برای پر کردن سازمان و بهبود فرآیندها، آن را به ۴۵ روز کاهش می دهید. این ممکن است یک پیشرفت داخلی باشد، اما به این معنی نیست که اندازه گیری خوبی است – ممکن است هنوز برای ایفای یک نقش زمان زیادی برده باشد! به همین دلیل مهم است که به زمان پر کردن در کلیت نیز توجه داشته باشیم.
جدول ذیل بر اساس مطالعات انجام شده زمان پرکردن در حوزه های شغلی مختلف در مناطق مختلف نشان میدهد:
چگونه می توانید زمان پر شدن را کاهش دهید؟
برای کاهش زمان پر کردن، نکات زیر را در نظر بگیرید:
گلوگاههای رایج را کاهش دهید
گلوگاههای رایج در فرآیند استخدام شامل عدم ارتباط بین استخدام کننده و مدیر واحد است. اطمینان حاصل کنید که اهداف روشن و پیگیری های منظم وجود دارد و قابل ارائه ها واضح هستند.
از فناوری استخدام استفاده کنید
شما می خواهید هر بخش تکراری فرآیند استخدام خود را خودکار کنید. برخی از راههای انجام این کار، سرمایهگذاری در نرمافزار استخدام است که فرصتهای شغلی شما را بهطور خودکار به درگاههای شغلی انتخابی و رسانههای اجتماعی مرتبط میکند.
یک مطالعه اخیر نشان داده است که ۶۲ درصد از کاندیداهای ارشد به دلیل تاخیر در برنامه ریزی فرآیند استخدام را ترک کرده اند. به همین دلیل ممکن است ایده خوبی باشد که روی یک ابزار زمان بندی مصاحبه سرمایه گذاری کنید.
کاندیداهای قبلی را برای شغلهای جدید دوباره بررسی کنید
شما می توانید مجدداً با کاندیدهایی که در سیستم ردیابی متقاضیان شما هستند و قبلاً آنها را بررسی کرده اید مراجعه کنید. در زمان و هزینه خود صرفه جویی می کنید زیرا نیازی به بررسی مجدد کاندیدها نیست.
