نکات مصاحبه مجازی برای مدیران و کارشناسان جذب و استخدام

آنچه در این مطلب می‌خوانید:

مصاحبه‌های مجازی ارزیابی‌هایی کاملاً آنلاین برای متقاضیان شغل است. بسیاری از مدیران استخدام در طول فرآیند استخدام خود از مصاحبه های مجازی استفاده می کنند، زیرا می توانند از مزایای زیادی مانند دسترسی و امکان زمان‌بندی مصاحبه‌های بیشتر در یک روز استفاده کنند. اگر شما یک مدیر/کارشناس استخدام هستید و می خواهید از مصاحبه‌های مجازی برای ملاقات با متقاضیان شغلی استفاده کنید، ممکن است از یادگیری نکاتی بهره مند شوید که می تواند به شما کمک کند یک مصاحبه کننده مجازی موثر باشید. در این مقاله به تعریف مصاحبه مجازی می پردازیم و فهرستی از نکات انجام آن را بررسی می کنیم.

مصاحبه مجازی چیست؟

مصاحبه‌های مجازی ارزیابی‌هایی هستند که مدیران/کارشناسان استخدام می‌توانند از آنها برای ملاقات با متقاضیان جدید از طریق پلتفرم‌های دیجیتال استفاده کنند. این مصاحبه ها معمولاً شامل ویدئو کنفرانس است که در یک نرم افزار یا برنامه خاص انجام می شود. یکی از ویژگی های کلیدی مصاحبه مجازی این است که مصاحبه کننده و مصاحبه شونده معمولاً در یک مکان نیستند. این امر می تواند به ویژه هنگام مصاحبه با متقاضیانی که در شهرها یا کشورهای مختلف زندگی می کنند ارزشمند باشد، به این معنی که این مصاحبه‌ها می تواند تعداد متقاضیان گسترش دهد.
مصاحبه‌های مجازی مهم هستند، زیرا می‌توانند به داوطلبان احساس راحتی بیشتری در یک محیط آشنا بدهند، که ممکن است به آنها کمک کند به طور طبیعی به سؤالات پاسخ دهند. همچنین برای راحت‌تر  مدیران/کارشناسان استخدام هستند، زیرا در زمان‌بندی انعطاف‌پذیری بیشتری ارائه می‌دهند.

۱۱ نکته مصاحبه مجازی برای مدیران و کارشناسان جذب و استخدام

۱- نرم افزار خود را آماده و تست کنید

یکی از بهترین راه‌ها برای کمک به اجرای یکنواخت مصاحبه مجازی این است که مطمئن شوید نرم افزاری که قصد استفاده از آن را دارید به درستی عمل می‌کند. برای انجام این کار، پس از آماده سازی تجهیزات فنی مورد نیاز با یکی از اعضای تیم خود تست کنید. این می تواند شامل برقراری تماس تمرینی با استفاده از نرم افزار کنفرانس ویدیویی مورد نظر شما، تست دوربین و میکروفون کامپیوتر و پخش صدا برای اطمینان از کارکرد بلندگوها باشد.

۲- به کاندیداهای شغلی دستورالعمل روشن بدهید

برخی از مصاحبه‌های مجازی ممکن است از داوطلبان بخواهد که اقدامات بیشتری را برای حضور در مصاحبه انجام دهند، مانند ایجاد حساب کاربری برای یک برنامه یا ورود به اتاق انتظار مجازی. برای اینکه داوطلبان احساس آمادگی و راحتی کنند، می‌توانید دستورالعمل‌های دقیقی در مورد کارهایی که می‌توانند برای آماده شدن و شرکت در مصاحبه انجام دهند ارائه دهید. اطلاع رسانی به داوطلبان خود در مورد دستورالعمل های مصاحبه از طریق یک ایمیل می تواند مفید باشد، زیرا آنها می توانند هر چند بار که نیاز دارند به آن مراجعه کنند.

برای بررسی خدمات آموزش، مشاوره و پیاده‌سازی پروژه‌های حوزه مشاوره مدیریت خانه منابع انسانی می‌توانید به صفحه معرفی خدمات مراجعه نموده و یا با شماره ۸۲۸۰۱۵۱۰-۰۲۱ تماس حاصل فرمایید.

خدمات تخصصی خانه منابع انسانی

۳- از دعوت نامه های مجازی جهت هماهنگی زمان استفاده کنید

از آنجایی که مصاحبه کننده و متقاضی در یک مصاحبه مجازی معمولاً در مکان های مختلفی هستند، مهم است که مطمئن شوید همه تاریخ و ساعتی را که باید در دسترس باشند به خاطر بسپارند. بسیاری از پلتفرم‌هایی که از ویژگی‌های کنفرانس ویدیویی که در مصاحبه‌های مجازی استفاده می‌شود پشتیبانی می‌کنند، گزینه‌هایی را برای ارسال دعوت‌نامه‌های مجازی ارائه می‌دهند که می‌تواند راهی عالی برای یادآوری تاریخ و زمان مصاحبه باشد. هنگام ارسال دعوتنامه مجازی، می توانید نام و آدرس ایمیل متقاضی ، تاریخ و ساعت مصاحبه و گاهی اوقات لینک جلسه را درج کنید.

۴- سوالات خود را از قبل آماده کنید

تهیه لیستی از سؤالات که می توانند در طول مصاحبه از آنها استفاده کنند، برای استخدام کنندگان معمول است. با این حال، از آنجایی که مصاحبه مجازی از فرمت متفاوتی استفاده می کند و نوع جدیدی از محیط مصاحبه را ایجاد می کند، تمرین سوالات خود قبل از مصاحبه با متقاضیان همچنان می تواند مفید باشد تا مطمئن شوید که واضح صحبت می‌کنید و سؤالاتی می‌پرسید که داوطلب می‌تواند در چارچوب زمانی مصاحبه به آنها پاسخ دهد.

۵- در طول مصاحبه شفاف باشید

از آنجایی که هر دو طرف در یک مصاحبه مجازی معمولاً در مکان‌های متفاوتی هستند، برای یک مدیر/کارشناس استخدام باید ا اطمینان حاصل کند که یک متقاضی از هرگونه اطلاعاتی که ممکن است بر تصمیم او برای پذیرش شغل تأثیر بگذارد آگاه باشد.

۶- فرهنگ شرکت خود را برجسته کنید

فرهنگ شرکت اغلب می تواند عاملی در تصمیم فرد برای پذیرش شغل باشد، زیرا بسیاری از افراد یافتن محیط کاری متناسب با شخصیت خود را در اولویت قرار می دهند. از آنجایی که یک مصاحبه مجازی به شما اجازه نمی دهد که به طور فیزیکی یک  به فرهنگ شرکت خود را به متقاضی معرفی کنید، مهم است که در مورد آن با جزئیات صحبت کنید. برای مثال، می‌توانید فضای دفتر را توصیف کنید، ارزش‌های شرکت را توضیح دهید و مواردی را از رویدادهای تأثیرگذار شرکت، مانند جمع‌آوری کمک مالی یا سمینارهای تیم‌سازی، به اشتراک بگذارید.

۷- از سیستم رتبه بندی استفاده کنید

بسیاری از مدیران استخدام از مصاحبه مجازی استفاده می کنند زیرا می تواند به آنها اجازه دهد تا مصاحبه های بیشتری را در یک روز نسبت به زمانی که میزبان جلسات حضوری هستند، برنامه ریزی کنند. به همین دلیل، ایجاد یک سیستم رتبه‌بندی که بتوانید برای هر متقاضی که با آن مصاحبه می‌کنید اعمال کنید، می‌تواند مفید باشد، مانند اعطای امتیاز برای انواع خاصی از پاسخ‌ها یا ثبت اینکه آیا متقاضیان به نکات خاصی از تخصص یا مهارت اشاره می‌کنند یا خیر. داشتن یک سیستم رتبه بندی استاندارد که می تواند برای همه کاندیداها اعمال شود، ارزیابی آنها را سریع و آسان کند، به خصوص اگر حجم بیشتری از مصاحبه را نسبت به معمول تجربه می‌کنید.

۸- یک مکان آرام برای انجام مصاحبه انتخاب کنید

داشتن یک مکان آرام برای انجام مصاحبه می تواند بسیار مهم باشد. این به این دلیل است که استفاده از رایانه برای برقراری ارتباط با فردی در مکان دیگری می‌تواند پتانسیل دریافت نویز پس‌زمینه را که ممکن است حواس‌تان را پرت کند، ارائه دهد.

۹- دریافت بازخورد از متقاضیان

مصاحبه مجازی مفهوم جدیدی برای بسیاری از مدیران/کارشناسان جذب و استخدام است. به همین دلیل، تشویق متقاضیان برای ارائه بازخورد در مورد فرآیند مصاحبه مجازی می‌تواند به آنها کمک کند تا تشخیص دهد کدام یک از روش‌های آنها مؤثرتر است. این امر همچنین می‌تواند با نشان دادن اینکه شما برای نظرات آنها ارزش قائل هستید و ممکن است کیفیت مصاحبه‌های مجازی آینده را بهبود بخشد، در طول مصاحبه‌های خود احساس راحتی کنند.

۱۰- حرفه ای بودن را حفظ کنید

حتی اگر یک مصاحبه مجازی ممکن است کمی متفاوت از مصاحبه حضوری در یک دفتر باشد، اما همچنان با همان سطح کیفیت از عمل کنید. اطمینان از حرفه ای ماندن در طول مصاحبه مجازی نیز به داوطلبان کمک کند که یک محیط حرفه ای و محترمانه برای برقراری ارتباط با یکدیگر ایجاد کنند. برای حفظ حرفه ای بودن، می توانید به همان شکلی که معمولاً برای یک مصاحبه حضوری لباس می پوشید و از زبان حرفه ای استفاده می کنید.

۱۱- مراحل بعدی فرآیند را توضیح دهید

پس از اتمام مصاحبه مجازی، اطمینان از آگاهی متقاضی از مراحل بعدی فرآیند استخدام، مهم است، به خصوص اگر نیاز به انجام اقداماتی داشته باشد. به عنوان مثال، می‌توانید در پایان مصاحبه یک ایمیل با دستورالعمل‌هایی ارسال کنید یا با پرسیدن در مورد ابهامات متقاضی، توضیحات لازم را به آنها ارائه دهید.