مصاحبه تلفنی

آنچه در این مطلب می‌خوانید:

نحوه انجام یک مصاحبه تلفنی موثر

از طریق مصاحبه‌های تلفنی می‌توانید غربالگری کارجویان را قبل از دعوت از آنها برای مصاحبه حضوری انجام دهید و در زمان و هزینه شرکت صرفه جویی کنید. مصاحبه تلفنی به شما این امکان را می دهد که الزامات اولیه را تایید کنید، اطلاعات بیشتری در مورد موقعیت به متقاضی بدهید و قبل از یک مصاحبه شغلی جدی با آن‌ها آشنا شوید.
در این مقاله به اهمیت مصاحبه تلفنی، نحوه انجام مصاحبه تلفنی مؤثر، نکات و نمونه سوالات می‌پردازیم.

چرا مصاحبه تلفنی ضروری است؟

مصاحبه تلفنی عبارت است از غربالگری اولیه یک کارجو که قبل از مصاحبه حضوری از طریق تلفن انجام می شود. این غربالگری به کارفرما این امکان را می دهد که ببیند آیا مهارت های یک متقاضی با الزامات موقعیت باز و فرهنگ شرکت مطابقت دارد یا خیر. همچنین مشاهده خواهد کرد که آیا درخواست حقوق یک متقاضی با آنچه شرکت مایل و قادر به پرداخت آن است مطابقت دارد یا خیر. استفاده از مصاحبه تلفنی می تواند با کمک به انتخاب کاندیدهایی برای مصاحبه‌های حضوری که بهترین تناسب با آنچه شرکت به دنبال آن است و کاهش آن دسته از کاندیدهایی که مناسب موقعیت نیستند و صرفه‌جویی در زمان مدیریتی ارزشمند، تاثیری مثبت داشته باشد.

نحوه انجام مصاحبه تلفنی

انجام مصاحبه تلفنی مشابه مصاحبه حضوری است و شامل مراحل ذیل می شود:

۱- آماده‌سازی سوالات مورد نظر

قبل از مصاحبه تلفنی باید سوالات مصاحبه‌ای را که می‌خواهید پرسید، آماده کنید. سوالاتی را در نظر بگیرید که به عنوان پایه عمل می‌کنند و در صورت نیاز می‌توان آن‌ها را گسترش داد. قبل از برقراری تماس، اطلاعات و رزومه متقاضی را در مورد موقعیت شغلی بررسی کنید و آماده یادداشت برداری باشید.

برای بررسی خدمات آموزش، مشاوره و پیاده‌سازی پروژه‌های حوزه مشاوره مدیریت خانه منابع انسانی می‌توانید به صفحه معرفی خدمات مراجعه نموده و یا با شماره ۸۲۸۰۱۵۱۰-۰۲۱ تماس حاصل فرمایید.

خدمات تخصصی خانه منابع انسانی

۲- رفتار حرفه‌ داشته باشید

مصاحبه تلفنی یک تعامل حرفه‌ای است، پس از لحن حرفه‌ای استفاده کنید و اگر در تماس تلفنی عصبی هستید، فرآیند مصاحبه را با شخص دیگری تمرین کنید. شما باید به آنچه می‌گویید و می‌پرسید مطمئن باشید. سوالات مصاحبه و پاسخ‌های خود را به متقاضی واضح و مختصر بیان کنید. مصاحبه را در مکانی آرام در نظر بگیرید تا بتوانید تمرکز کنید.

۳- از هر کاندیدا سؤالات یکسانی بپرسید

در نظر بگیرید که از هر متقاضی سؤالات یکسانی بپرسید. این به شما این امکان را می‌دهد که نقاط قوت و ضعف هر فرد را در همان حوزه بشناسید. سپس می‌توانید سوالات اضافی را بر اساس پاسخ داوطلبان به سوالات پایه اضافه کنید.

۴- اتمام مصاحبه تلفنی

اگر مصاحبه تلفنی به خوبی انجام شد، در پایان تماس، یک مصاحبه حضوری با داوطلب برنامه‌ریزی کنید. اگر مصاحبه خوب پیش نرفت، به شخص در آن زمان بگویید که صلاحیت‌های او مطابق با آنچه شرکت در حال حاضر به دنبال آن است، مطابقت ندارد و از او برای وقت و درخواست تشکر کنید.

نکاتی برای انجام مصاحبه تلفنی

نکات زیر می‌تواند به شما کمک کند تا یک مصاحبه تلفنی را به خوبی انجام دهید:

۱- به نشانه‌های صوتی گوش دهید

از آنجایی که نمی‌توانید حالت یا ژست‌های فیزیکی مصاحبه‌شونده را ببینید، سعی کنید به سرنخ‌هایی در مورد رفتار و خلق و خوی مصاحبه‌شونده گوش دهید، مانند تردید، لرزش، اعتماد به نفس و عزم راسخ.

۲- بدانید با چه کسی مصاحبه می‌کنید

قبل از تماس با فردی که قرار است با او مصاحبه کنید، باید با او آشنا شوید. رزومه، نمونه کارها و حساب‌های رسانه‌های اجتماعی آن‌ها را بررسی کنید.

۳- مصاحبه در مکانی ساکت

اطمینان حاصل کنید که مکانی که در آن مصاحبه انجام می‌دهید مکانی آرام و بدون حواس‌پرتی باشد. این مهم است که بتوانید آنچه را که متقاضیان می ‌گویند بشنوید و به خاطر بسپارید.

۴- اجازه دهید متقاضی بیشتر صحبت کند

از آنجایی که قبل از دعوت به مصاحبه دیگر، به دنبال اطلاعات بیشتر در مورد آن شخص هستید، صحبت خود را به حداقل برسانید. به متقاضی اجازه دهید صحبت کند و اطلاعات ارزشمند را جمع‌آوری کنید.

سوالات مصاحبه تلفنی

• خلاصه‌ای از سوابقت را بگو
• توصیفی از خودتون ارائه دهید
• در مورد مسئولیت‌های این شغل چه چیزهایی می دانید؟
• میزان حقوق درخواستی شما چقدر است؟
• آیا با شرکت‌های دیگر در حال انجام مصاحبه هستید؟

• چه نقاط قوتی دارید؟

این سوال به شما اجازه می‌دهد تا ببینید که متقاضی چه چیزی می تواند برای شرکت شما به ارمغان بیاورد. کاندید شما باید به گونه‌ای پاسخ دهد که نشان دهد مهارت‌های او چگونه به ارزش شرکت می‌افزاید.

• به نظر شما بزرگترین نقطه ضعف شما چیست؟

متقاضی شما باید به این سوال به گونه‌ای پاسخ دهد که نشان دهد برای پیشرفت آماده است. آنها می‌دانند که اشتباه کردن طبیعی است اما می‌خواهند از آن‌ها درس بگیرند.

• چرا آخرین محل کار خود را ترک کردید؟

پاسخ به این سوال می‌تواند به شما بینشی از وضعیت فعلی متقاضی و نحوه عملکرد آنها در شرکت شما و همچنین سابقه استخدام آنها بدهد.

• چرا می خواهید برای شرکت ما کار کنید؟

پاسخ کاندیدها به این موضوع می‌تواند به شما نشان دهد که چقدر به این موقعیت علاقه‌مند هستند و چقدر می‌توانند با فرهنگ شرکت تطابق داشته باشند.

سوالات متداول در مورد ماهیت مصاحبه تلفنی

در اینجا به برخی از سوالات رایج در مورد مصاحبه تلفنی پاسخ داده شده است:

چرا باید به جای مصاحبه حضوری مصاحبه تلفنی انجام دهم؟

یک مصاحبه تلفنی به شما این امکان را می دهد که قبل از انجام مصاحبه حضوری با کارجویان برتر آشنا شوید و در مورد آن‌ها تصمیم بگیرید. این فرآیند همچنین باعث صرفه‌جویی در زمان کارکنان می شود.

آیا مصاحبه تلفنی راه خوبی برای یافتن کارمند جدید است؟

یک مصاحبه تلفنی می تواند تصویر واضح‌تری از متقاضیان را قبل از ملاقات با آن‌ها برای مصاحبه حضوری به شما بدهد. مصاحبه های تلفنی راهی عالی برای یافتن کارمند جدید است.

مصاحبه تلفنی چقدر باید طول بکشد؟

حداقل ۳۰ دقیقه برای انجام هر مصاحبه تلفنی در نظر بگیرید. بسته به اینکه کاندید چقدر با نیازهای شرکت شما مطابقت دارد، مصاحبه ممکن است طولانی‌تر یا بسیار کوتاه‌تر باشد.

بهترین سوالات مصاحبه تلفنی که باید از مصاحبه‌کننده خود بپرسید

پس از درخواست شما برای کار و اگر کارفرما و یا مدیر جذب معتقد باشد که شما برای این موقعیت مناسب هستید، ممکن است با درخواست مصاحبه حضوری پاسخ دهند. کارفرمایان از مصاحبه های تلفنی استفاده می‌کنند تا به آن‌ها کمک کند تصمیم بگیرند که چه متقاضیانی را برای مصاحبه حضوری دعوت کنند.
قبل از یک مصاحبه تلفنی، باید هم پاسخ سوالات رایج مصاحبه و هم سوالات خود را برای پرسیدن، آماده کنید. این سوالات اشتیاق شما را به شرکت نشان می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا بفهمید که آیا نقش مناسب است یا خیر.
در زیر، نکاتی را برای انتخاب سوالات مصاحبه تلفنی مناسب، به علاوه هفت سؤال که می‌توانید در پایان مصاحبه خود بپرسید تا تاثیری ماندگار بر جای بگذارید، خواهید یافت.

چرا تهیه سوالات مصاحبه و پرسیدن از مصاحبه‌کننده مهم است؟

مصاحبه تلفنی باید یک مکالمه باشد نه بازجویی. پرسیدن سوالات معنی‌دار نشان می‌دهد که شما در مورد موقعیت جدی هستید. اگر سوال نپرسید، شما را بی‌علاقه یا بدون آمادگی نشان می‌دهد، حتی اگر بقیه مصاحبه خوب پیش برود.
ممکن است بر اساس جریان طبیعی مکالمه، سوالاتی برای پرسیدن داشته باشید، اما همیشه بهتر است چند سوال را از قبل آماده کنید. به این ترتیب، زمانی که کارشناس یا مدیر  جذب و استخدام می‌پرسد که آیا سوالی دارید، می‌توانید از این فرصت برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نقش، نهایت استفاده را ببرید.
هدف از پرسیدن سوال در مصاحبه این است که مشخص شود آیا موقعیت و شرکت با مجموعه مهارت‌ها، اهداف شغلی و شخصیت شما مطابقت دارند یا خیر. از پرسیدن سوالاتی با هدف تحت تاثیر قرار دادن مصاحبه‌کننده خودداری کنید. در عوض، بر روی مواردی تمرکز کنید که در آن‌ها کنجکاوی واقعی دارید. اصالت شما، شایستگی شما را برای این کار بیشتر تقویت می‌کند. برای مثال، اگر برای رشد شغلی ارزش قائل هستید، در مورد مسیر شغلی معمولی برای این موقعیت سوال بپرسید. اگر از کار سریع لذت می‌برید، در مورد محیط کار بپرسید. سوالات مربوط به حقوق و مزایا را تا مراحل بعدی استخدام نگه دارید و نپرسید.

 لیستی از بهترین سوالاتی که باید از مصاحبه کننده بپرسید

یک روز معمولی برای فردی در این موقعیت چگونه است؟

حتی اگر آگهی شغلی مسئولیت‌های کلیدی را پوشش می‌دهد، مصاحبه‌گر می‌تواند در مورد وظایف روزانه خاصی که انتظار می‌رود انجام دهید، اطلاعات بیشتری به شما بدهد. گفت‌و‌گو در مورد روز کاری احتمالی خود از ابتدا تا انتها به شما کمک می کند تا تعیین کنید آیا این کاری است که می‌توانید خود را در حال انجام آن تجسم کنید یا خیر.

موفقیت برای این نقش چگونه تعریف می‌شود؟

فراتر از شرح شغل و روال کار روزانه، یافتن چگونگی موفقیت در این نقش می‌تواند به شما کمک کند ارزیابی کنید که آیا برای این موقعیت مناسب هستید یا خیر. این به شما یک حس واقعی از انتظارات کارفرمای بالقوه شما می‌دهد. با این سوال، همچنین در مورد فرآیند ارزیابی، بازخورد و پاسخگویی شرکت اطلاعات بیشتری کسب خواهید کرد.

مسیر شغلی معمولی برای یک فرد در این نقش چیست؟

با پرسش در مورد فرصت‌های رشد شغلی، به کارفرما یا مدیر جذب و استخدام نشان دهید که به آینده‌ای با شرکت فکر می کنید. این سوال به شما به شما کمک می کند تصمیم بگیرید که آیا شرکت با اهداف شغلی بلندمدت شما مطابقت دارد یا خیر.

این شرکت را در پنج سال آینده کجا می‌بینید؟

کارفرمایان به دنبال یک تعهد بلندمدت هستند، نه کارمندانی که این شغل جدید را به عنوان پله۲ای برای فرصت‌های دیگر در نظر می‌گیرند. به همین دلیل است که پرسیدن در مورد آینده شرکت نه تنها بینشی در مورد ثبات شغلی ارائه می‌دهد، بلکه تمایل شما را برای رشد با شرکت در مدت زمان طولانی نشان می‌دهد. نگاهی اجمالی به اولویت‌های شرکت خواهید داشت، که می‌تواند به شما کمک کند، دریابید که آیا ارزش‌های شرکت با ارزش‌های شما همخوانی دارد یا خیر.

از کار کردن در این شرکت از چه چیزی لذت می‌برید؟

با پرسیدن تجربیات او در شرکت، با مصاحبه‌کننده خود ارتباط شخصی برقرار کنید. این سوال بینش‌هایی را در مورد فرهنگ شرکت و اینکه واقعاً کار کردن در آنجا چگونه است آشکار می‌کند. برای مثال، مصاحبه‌گر شما ممکن است فضای دوستانه شرکت، گزینه‌های کاری انعطاف‌پذیر یا فرصت‌های رشد را دوست داشته باشد، همه اینها می‌توانند به شما کمک کنند تا تعیین کنید آیا شرکتی است که می‌خواهید در آن کار کنید یا خیر.

محیط کار مشارکتی و تیمی است یا مستقل و فردی؟

این سوال را بپرسید تا بدانید که آیا محیط کاری شرکت با سبک کاری و شخصیت شما سازگاری دارد یا خیر. اگر فردی برون‌گرا هستید که از محیط های کاری پرانرژی و مشارکتی لذت می‌برید، نمی‌خواهید زمانی که در روز اول خود می‌رسید و متوجه می‌شوید که اکثر کارکنان به تنهایی کار می کنند، غافلگیر شوید.

مراحل بعدی در فرآیند مصاحبه چیست؟

در پایان مصاحبه تلفنی، مراحل بعدی را بپرسید. این به شما ایده می‌دهد که چه زمانی باید منتظر پاسخگویی باشید (و دلیلی برای ارسال ایمیل بررسی، در صورتی که در آن بازه زمانی به شما پاسخ ندهند). همچنین خواهید فهمید که آیا مصاحبه‌های اضافی وجود دارد و همچنین مدت زمانی که کل فرآیند استخدام ممکن است، طول بکشد.