مهارت‌های استخدام

آنچه در این مطلب می‌خوانید:

استخدام همیشه یکی از وظایف در مدیریت منابع انسانی بوده است، مهارت‌های استخدام در حال حاضر بخاطر فضای رقابتی و کمبود نیروی متخصص مهم‌تر از همیشه هستند بنابراین در این مقاله قصد داریم، نگاهی به مهارت‌های موردنیاز یک کارشناس/ مدیر جذب و استخدام داشته باشیم تا با کسب و ارتقا این مهارت‌ها بتوانیم در جذب استعدادها و متقاضیان مناسب بهینه عمل کنیم.
کارشناسان جذب و استخدام مجموعه وسیعی از وظایف را برای تمرکز بر روی آن‌ها دارند. آن‌ها باید کاندیدها را برای موقعیت‌های شغلی باز جستجو، جذب و بررسی کنند و مسئول کل فرآیند استخدام در سازمان هستند. وظایف آن‌ها شامل تبلیغات فرصت‌های شغلی، بررسی رزومه، انجام بررسی سوابق، مصاحبه با متقاضیان و همکاری با مدیران واحدهای مختلف سازمان برای انتخاب فرد مناسب برای موقعیت‌های شغلی است. بنابراین کارشناسان جذب و استخدام باید ترکیبی از مهارت‌های نرم و سخت داشته باشند که به آن‌ها کمک می‌کند امور مختلف را انجام دهند.

انواع مهارت‌های استخدام

۱- گوش دادن فعال – Active listening

گوش دادن مهم‌ترین مهارتی است که می‌توانید به عنوان یک کارشناس جذب و استخدام داشته باشید. وقتی به صحبت‌های مدیر واحد را گوش می‌دهید باعث می‌شود تا نیازهای نقش مورد نیاز و نحوه تناسب آن با کل سازمان را بهتر درک کنید. همچنین توانایی خود را در سنجش دانش و تجربه متقاضیان، نیازها، خواسته‌ها و تردیدهای آن‌ها بهبود خواهید داد تا بتوانید به اندازه کافی به آن‌ها رسیدگی کنید. مهارت‌های خوب گوش دادن می‌تواند روابط شما با مدیران واحدها و کاندیدها را بهبود بخشد و در نتیجه موقعیت‌های شغلی بیشتری جذب کنید.

برای توسعه مهارت های گوش دادن فعال خود:

• پذیرای ایده‌ها و بازخوردهای جدید باشید.
• به آنچه متقاضیان و مدیران واحدها می گویند توجه کنید.
• زبان بدن را رعایت کنید.
• برای روشن شدن سوال بپرسید تا مطمئن شوید آنچه را که آن‌ها گفته‌اند، درست متوجه شده اید.

۲- ارتباط شفاف – Clear communication

جهت ایجاد یک تجربه خوب برای متقاضیان، آن‌ها را از وضعیت درخواست‌هایشان مطلع کنید. برای این کار می‌توانید از ایمیل، پیامک و تماس تلفنی استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید به‌روزرسانی‌ها را به‌موقع دریافت می‌کنند.
علاوه بر این، ارتباط منظمی با مدیران واحدهای سازمان برقرار کنید تا بتوانید از این طریق، شرح شغل و شرایط احراز متقاضیان و آنچه برای پیدا کردن فرد مناسب برای موقعیت‌های شغلی نیاز است به دست آورید. همچنین تهیه یک جدول زمانی برای بررسی رزومه و برنامه ریزی مصاحبه ها، می‌تواند در ارتباط شفاف و منظم با مدیران واحدها به شما کمک کند.
استفاده از ابزارهایی مانند ATS برای پیگیری ارتباطات خود با متقاضیان و مدیران واحدها می‌تواند کمک شایانی در این حوزه داشته باشد.

برای بررسی خدمات آموزش، مشاوره و پیاده‌سازی پروژه‌های حوزه مشاوره مدیریت خانه منابع انسانی می‌توانید به صفحه معرفی خدمات مراجعه نموده و یا با شماره ۸۲۸۰۱۵۱۰-۰۲۱ تماس حاصل فرمایید.

خدمات تخصصی خانه منابع انسانی

۳- استفاده از تکنولوژی‌های جدید – Using new technologies and systems

از آنجایی که تکنولوژی به یک ابزار کلیدی استخدام تبدیل شده است، برای کارشناسان جذب و استخدام ضروری است که بدانند چگونه از ابزارهای مختلف استخدام استفاده کنند. به صورت روزانه، استخدام‌کنندگان به ATS دسترسی دارند، که کل فرآیند استخدام، از جمله آگهی‌های شغلی و رزومه‌های شغلی را مدیریت می‌کند. آ‌ها باید آخرین پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی را بشناسند تا متقاضیان را منبع‌یابی و جذب کنند. بنابراین درک همه جانبه ابزارهای استخدام برای استفاده بهتر، مهم است. استخدام‌کنندگان همچنین باید با فناوری‌های جدیدی که هم متقاضیان بالقوه آن‌ها ممکن است استفاده کنند و هم فناوری‌هایی که در عملکرد استخدام استفاده می‌شوند، به‌روز باشند. این به معنای پذیرش ذهنیت ارتقاء مداوم مهارت در مورد فناوری است.

۴- شبکه سازی – Networking

شبکه سازی بخش مهمی از استخدام است. این بیش از فقط پیگیری کردن متقاضیان شغل برای مصاحبه است. ایجاد روابط با مدیران واحدهایی که با آن‌ها کار می‌کنید نیز به همان اندازه ضروری است. درباره صنعت خود و جنبه‌های مختلف نقشی که برای آن استخدام می‌کنید تحقیق کنید تا اعتماد متقاضیان و مدیران واحدها را به دست آورید.

۵- آگاهی فرهنگی – Cultural awareness

هدف قرار دادن کاندیدهای متنوع در فرآیند استخدام با توسعه آگاهی فرهنگی آغاز می‌شود. داشتن نیروی کار متنوع، خلاقیت و نوآوری سازمان را افزایش می‌دهد که منجر به افزایش سود می‌شود. بیاموزید که ارزش‌ها و باورهای دیگران و تفاوت‌های افراد با پیشینه‌های مختلف را درک کنید. با چالش‌هایی که ممکن است افراد دارای سنت‌های مذهبی مختلف، افراد دارای معلولیت، مهاجران و.. در محل کار تجربه کنند، آشنا شوید. اصول اولیه استخدام با تنوع را بیاموزید و از تعصبات ناخودآگاه خود، آگاه باشید تا بتوانید سبک‌های ارتباطی خود را بر این اساس تطبیق دهید.

۶- سواد داده – data literacy

یکی از عناصر کلیدی کارشناس جذب و استخدام بودن این است که بتوانید موفقیت خود را اندازه‌گیری کنید. شما فقط در صورتی می‌توانید این کار را انجام دهید که داده‌هایی برای درک و تجزیه و تحلیل داشته باشید که در کجا و چه زمانی بیشتر تلاش‌های خود را برای استخدام صرف می‌کنید.

اکنون بیش از هر زمان دیگری، استخدام مبتنی بر داده بسیار مهم است زیرا کمک می کند:

• فرآیند استخدام خود را ساده کنید تا بتوانید گلوگاه های فرآیند استخدام خود را پیدا کرده و از بین ببرید.
• با دانستن بسترهای استخدامی که در آن واجد شرایط‌ترین رزومه‌ها را دریافت می‌کنید، هزینه‌های استخدام خود را کاهش دهید.
• سوگیری‌ها را حذف می‌کنید، بنابراین بر اساس شایستگی‌ها و مهارت‌ها استخدام می‌کنید.
• زمانی که ارقام و داده‌های لازم را برای پشتیبانی از بودجه اضافی یا درخواست منابع خود دارید می‌توانید از مدیران تاییدیه بگیرید.
• با یادگیری نحوه جمع آوری داده‌ها، تجزیه و تحلیل داده‌ها، مبانی آمار و گزارش‌دهی، سواد داده خود را تقویت کنید.

۷- مهارت های بازاریابی – Marketing skills

در بازار رقابتی امروز، جستجوی کاندیدهای باکیفیت دشوار است. تعداد نقش‌های باز بسیار بیشتر از تعداد افراد جویای کار است. به این ترتیب، استخدام‌کنندگان باید از استراتژی‌های بازاریابی استخدامی به‌روز شده برای جذب استعدادهای برتر استفاده کنند مانند:

برند کارفرمایی به طور مستقیم بر استخدام و شهرت کلی سازمان در بازار تاثیر می‌گذارد. با محبوبیت در سایت‌های بررسی کارفرما، آنچه سازمان ارائه می‌دهد تاثیر زیادی بر تصمیم داوطلب برای درخواست دارد. بنابراین اگر یک تجربه خوب برای کارمندان ایجاد کنید، همه چیز به گوش دیگران نیز می رسد و به مرور زمان باعث صرفه‌جویی در پول و منابع سازمان شما می شود.

از کلمات مناسب استفاده کنید تا افراد را متقاعد کنید که می‌خواهند برای شرکت شما کار کنند. در ایمیل، خبرنامه و پیام‌های ایمیلی خود، این پیام را منتقل کنید که شرکت شما مکان خوبی برای کار است و بهترین فرصت‌های رشد شغلی ممکن را ارائه می‌دهید.

بازاریابی در رسانه‌های اجتماعی، برای متمایز شدن در لینکدین، توییتر و… باید پیام خود را سفارشی کنید تا دسترسی متقاضیان به خود را افزایش دهید. نه تنها آخرین موقعیت های خالی خود را به اشتراک می گذارید، بلکه با به اشتراک گذاشتن اخبار شرکت و اظهارات کارکنان، نگاهی اجمالی به تجربه کار برای سازمان خود نیز ارائه می دهید تا بتوانید مطلع شوید که کدام متقاضیان واقعاً علاقه‌مند به همراهی با شما هستند.

۸- مهارت های فروش – Sales skills

استخدام یک فروش است زیرا شما شرکت و فرصت آن را به متقاضیان می‌فروشید. کاندید را به مدیر واحد می‌فروشید تا برای مصاحبه متقاعد شود و بعد از مصاحبه، مزایای یک پیشنهاد بالقوه را به کاندید شغل می‌فروشید.

برای توسعه مهارت‌های فروش خود به عنوان یک استخدام‌کننده، روی بهبود تکنیک‌های ذیل تمرکز کنید:

تماس سرد در لینکدین، به معنای ارتباط با کاندیدهای مختلف بدون اطلاع‌رسانی قبلی به آن‌ها. این تکنیک باعث می‌شود از نیازها و انتظارات آن‌ها مطلع باشید به همین دلیل مسیر جذب را کوتاه تر می‌کند.

فروش راه حل، به این معنی که، تمرکز را بر نیازها و اصطلاحاً نقاط درد متقاضی می‌گذارد و پس از پیدا کردن این نقاط، مزایا و پیشنهاد خود را ارائه می‌دهد که نیازهای متقاضی را برطرف کند.

فروش مشاوره‌ای در این روش، توصیه نمی‌شود که از خود تعریف کنید یا آنچه را که نیاز دارید به متقاضیان بالقوه بگویید. کند و کاو و پیدا کردن نیازهای متقاضی و سپس آموزش به آن‌ها برای اینکه بتوانند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند، روش بهتری خواهد بود
به عنوان کارشناسان جذب و استخدام با این روش‌ها آشنا شوید و بدانید که چگونه می توانید آن‌ها را در نقش استخدام خود به کار ببرید.

۹- مهارت‌های مذاکره – Negotiation skills

مذاکره نقشی حیاتی در انواع معاملات تجاری، حتی جذب نیرو دارد. استخدام‌کنندگان باید در مورد معامله‌ای بین یک کاندید شغل و یک شرکت مذاکره کنند که مورد توافق و رضایت هر دو طرف باشد. اگر آنچه را که کاندید می‌خواهد ندارید، باید راهی برای ارائه یک جایگزین پیدا کنید و متقاضی را متقاعد کنید که شما را نسبت به رقبایتان انتخاب کند. با مدیران واحد مشورت کنید تا یک بسته پاداش رقابتی را تهیه کنید تا شانس خود را برای انتخاب شدن توسط کاندیدهای فهرست نهایی خود افزایش دهید.

۱۰- مدیریت زمان – Time Management

در یک روز معمولی، استخدام‌کنندگان وظایفی مانند بررسی رزومه، بررسی برنامه‌ها، زمان‌بندی مصاحبه، بررسی‌های پیشینه شغلی افراد و ایجاد پیشنهادهای شغلی را انجام می‌دهند. علاوه بر این، آن‌ها معمولاً با چندین موقعیت شغلی باز سروکار دارند. برای جلوگیری از از دست دادن مهلت‌های استخدام، استخدام‌کنندگان باید مهارت‌های مدیریت زمان داشته باشند. استخدام‌کنندگان می‌توانند از نرم‌افزار استفاده کنند یا زمان‌بندی ایجاد کنند تا کارها را در مسیر خود نگه دارند. مهم است که به طور موثر زمان را برای مدیریت همه وظایف سازماندهی کنید و در عین حال با ذینفعان به سرعت ارتباط برقرار کنید.

۱۱- مهارت‌های سازمانی – Organizational skills

استخدام‌کنندگان باید اولویت‌هایی را بین فرصت‌های شغلی تعیین کنند، به این معنی که تعیین کنند کدام موقعیت‌ها باید سریع پر شوند، زیرا برای اهداف تجاری شرکت حیاتی هستند. تاخیر در پاسخ یا نظارت بر وظایف می‌تواند منجر به از دست دادن متقاضیان شرکت‌ها شود. مهارت‌های سازمانی به استخدام‌کنندگان این امکان را می‌دهد تا روند استخدام را پیگیری کرده و به اهداف استخدامی دست یابند.
فهرستی از کارها ایجاد کنید تا به وضوح بفهمید چه چیزی فوری است و چه چیزی نه. یک تقویم ایجاد کنید و کارهای روزانه، جلسات، مصاحبه‌ها و هر چیز دیگری را برنامه‌ریزی کنید تا هر روز متمرکز و سازنده بمانید.

۱۲- همکاری – Cooperation

کارشناسان جذب و استخدامی که از نزدیک با مدیران واحدها و اعضای تیم کار می‌کنند بهترین تصمیمات را برای استخدام می‌گیرند. با مشارکت بیشتر افراد، احتمال بیشتری وجود دارد که تصویر کاملی از متقاضیان مورد نیاز، روند کلی استخدام و نحوه تاثیر آن بر اهداف و تصمیمات تجاری به دست آورید.
با استخدام مشارکتی، شانس خود را برای استخدام کاندیدهایی که مناسب‌تر با فرهنگ شرکت شما هستند افزایش می‌دهید، فرآیند استخدام شفاف‌تری ایجاد می‌کنید، سوگیری های ناخودآگاه را هنگام استخدام حذف می‌کنید و زمان خود را برای پر کردن موقعیت کاهش می‌دهید. علاوه بر این، به مدیران کمک می‌کنید تا درک عمیق‌تری از بازار کارجویان کسب کنند.
از ATS استفاده کنید، که به همه اجازه می‌دهد اطلاعات کاندیدها و جایی که در فرآیند استخدام هستند را مشاهده کنند که زمان شما را برای استخدام کاهش می‌دهد و در عین حال کیفیت استخدام شما را بهبود می‌بخشد.

۱۳- تاب‌آوری – Resilience

جذب افراد کار آسانی نیست. چالش‌های زیادی وجود دارد، مانند جذب استعدادهای مناسب، پر کردن سریع فرصت‌های شغلی و کاهش طول مدت فرآیند استخدام.
هنگام مواجهه با این چالش ها، استخدام کنندگان باید انعطاف پذیر و صبور باشند. آن‌ها باید با موقعیت‌های مختلف سازگار شوند و انتظارات کاندیدها و مدیران واحدها را مدیریت کنند. مهم نیست که فرآیند استخدام چقدر کارآمد باشد، ممکن است باز هم نتوانند استخدام کنند. به عنوان مثال، یک کاندید ممکن است یک پیشنهاد کاری از یک شرکت دیگر را بپذیرد یا مدیر واحد فرآیند استخدام را لغو می‌کند زیرا اهداف کسب و کار تغییر کرده است. برای غلبه بر این موانع انعطاف‌پذیری ایجاد کنید و برای چالش‌های استخدامی آینده آماده شوید.

۱۴- خودانگیختگی – spontaneity

استخدام یک صنعت بسیار رقابتی است. در چشم انداز فعلی کاندید محور، پیگیری استعدادهای برتر ضروری است. از آنجایی که این یک شغل ار نوع فروش است، باید جاه طلب باشید و هر ماه به اهداف خود برسید.
طبیعی است که رد پیشنهادهای شغلی از سوی کاندیدها یا لغو موقعیت‌های شغلی باز توسط کارفرمایان و مدیران واحدها می‌تواند شما را بی‌انگیزه کند؛ با این حال، لطفاً به یاد داشته باشید که این اتفاق‌ها خارج از کنترل شما هستند. آنچه مهم است این است که تجربه کسب کنید. در تکمیل وظایف خود و دستیابی به اهدافی که برای خود برای رسیدن به یک شغل موفق به عنوان یک کارشناس جذب و استخدام تعیین کرده اید، فعال باشید.

۱۵- کنجکاوی – Curiosity

یک استخدام‌کننده با متقاضیان تماس می‌گیرد و سعی می‌کند در طول فرآیند پیش غربالگری درباره آن‌ها اطلاعات بیشتری کسب کند. آن‌ها باید اطلاعات بیشتری در مورد کاندیدها داشته باشند و از رزومه فرد فراتر بروند.
کنجکاوی نقش مهمی در کمک به کارشناس جذب و استخدام برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد یک متقاضی دارد. آن‌ها باید سوالات درست را بپرسند و تا حد امکان در مورد متقاضی اطلاعات کافی به دست آوردند تا مطمئن شوند که آن‌ها برای شغل و سازمان مناسب هستند. برای بهبود به عنوان یک کارشناس جذب و استخدام، باید یک ذهن کنجکاو داشته باشید و از آن برای تعامل با متقاضی استفاده کنید.

۱۶- مهارت‌های فناوری اطلاعات – IT skills

فناوری، فرآیند استخدام را بهینه‌تر نموده است. کارشناسان جذب و استخدام ناگزیر به استفاده از ابزارهایی مانند سیستم‌های ردیابی متقاضی (ATS) برای تکمیل وظایف قابل مدیریت‌ هستند.
برای استفاده از چنین ابزارهایی، کارشناس جذب و استخدام باید آن‌ها را به سرعت یاد بگیرد و در کارهای روزانه خود پیاده سازی کند. از یک کارشناس جذب و استخدام انتظار می‌رود که فناوری های جدید را یاد بگیرد و از آنها به طور کارآمد و آسان استفاده کند.
استخدام کنندگان از این ابزارها برای انجام وظایف خود، مدیریت رزومه‌ها، ارسال پیام های به موقع و ارائه یک تجربه خوب برای کاندید استفاده می کنند.

۱۷- صبر – Patience

استخدام به معنای یافتن مناسب‌ترین فرد برای کار است. این ممکن است به این معنی باشد که شما باید تمام مراحل استخدام را با چندین کاندید طی کنید تا زمانی که کاندید را پیدا کنید که برای سازمان مناسب است.
گاهی اوقات، متقاضی ممکن است پیشنهاد شما را رد کند و نقش دیگری را در شرکت دیگری انتخاب کند. این ممکن است شما را ملزم کند که کل فرآیند استخدام را با متقاضی دیگری شروع کنید.
مهارت لازم برای مدیریت همه این‌ها صبر است. کارشناس جذب و استخدام باید از میان کاندیدهای مختلف عبور کند تا زمانی که یک کاندید مناسب پیدا کند. حتی پس از شکست‌های متعدد، کارشناس جذب و استخدام باید پیگیر باشد و به دنبال متقاضی مناسب برای ایفای نقش باشد.

۱۸- مهارت‌های چند وظیفه ای – Multitasking skills

شغل یک کارشناس جذب و استخدام شامل بسیاری از وظایف است که به شیوه‌ای منظم اجرا می‌شوند و از انتشار یک شغل از طریق درگاه‌های شغلی مختلف شروع می‌شود و تنها پس از ورود کاندید به عنوان کارمند به پایان می‌رسد.
آن‌ها باید چندین متقاضی را در مرحله‌های متفاوتی از فرآیند استخدام مدیریت کنند. یک کارشناس جذب و استخدام باید کاندیداهای مختلف را مدیریت کند و الزامات آن‌ها را به موقع برآورده کند.

۱۹- قابلیت اطمینان – Reliability

موارد زیادی در فرآیند استخدام یک شرکت رخ می‌دهد. هم از نظر زمان و هم پولی که برای استخدام صرف می‌شود همگی بر رشد شرکت تاثیر دارد و یک سرمایه‌گذاری برای نیروی کار است. بنابراین قابلیت اطمینان برای یک کارشناس جذب و استخدام ضروری است زیرا شرکت به استخدام کننده می‌سپارد تا از طرف آن‌ها عمل کند و نماینده آن‌ها نزد متقاضیان باشد.
کارشناس جذب و استخدام برای یافتن کاندید مناسب کار می کند و نقش مهمی در آینده شرکت ایفا می‌کند. به همین دلیل است که قابلیت اطمینان یک مهارت استخدام اجباری است.

۲۰- اعتماد به نفس – Self Confidence

استخدام مستلزم صحبت با افراد زیادی است. ممکن است استخدام‌کنندگان همه چیز را در مورد نقش ندانند، اما باید به توانایی خود برای ارائه درست و متقاعدسازی اعتماد داشته باشند. پس از انتخاب کاندید برای شغل، آن‌ها باید بتوانند در هنگام سوال کارفرما از انتخاب خود پشتیبانی کنند. هنگامی که یک کارشناس جذب و استخدام مطمئن باشد و به قول خود خوب عمل کند، می‌تواند انتظار داشته باشد که کارفرمایان به مهارت های وی اعتماد کنند.