لینک کوتاه:
https://hrhome.ir/?p=12827آنچه در این مطلب میخوانید:
از دانستن اینکه چه نوع مصاحبه ای بهتر است تا پرسیدن سوالاتی برای دریافت پاسخ های صادقانه از متقاضی، موارد زیادی در فرآیند مصاحبه وجود دارد. یادداشت برداری از مصاحبه ممکن است کار مهمی به نظر نرسد، اما این قدم کوچک می تواند بر انتخاب کاندید شما تأثیر بگذارد. در مورد یادداشت برداری در جلسات مصاحبه و نحوه استفاده موثر از آن یادداشت ها در این مقاله بیشتر بیاموزید.
اصول یادداشتبرداری مصاحبه
هنگامی که شما در حال مصاحبه با متقاضیان هستید، اطلاعات زیادی را در مدت زمان کوتاهی می شنوید، که همه آنها در تصمیم گیری برای استخدام شما نقش دارند. یادداشت های مصاحبه به شما کمک می کند تا جزئیات کلیدی را که هر مصاحبه شونده با شما به اشتراک می گذارد، مستند کنید. لازم نیست همه جزئیات کوچک را یادداشت کنید، اما داشتن نکات برجسته، مانند ارزشها، تجربیات یا ویژگیهای منحصر به فرد متقاضی، میتواند هنگام انتخاب کارمند مفید باشد.
چرا باید یادداشت مصاحبه بردارید
- مهم نیست که چقدر حافظه شما عالی است، احتمالاً هر پاسخی را که از هر متقاضی دریافت می کنید به خاطر نمی آورید. اگر مصاحبه ها در چند روز پخش شوند، به خاطر سپردن هر یک از متقاضیان حتی دشوارتر می شود و ممکن است آنها را با یکدیگر اشتباه بگیرید.
- یادداشت برداری دقیق از مصاحبه به شما کمک می کند تا صلاحیت های هر کاندید را به خاطر بسپارید. همچنین میتوانید از یادداشتها برای ثبت برداشتهای خود از هر متقاضی و نحوه پاسخگویی آنها به سؤالات استفاده کنید. هنگامی که کاندیدهای خود را بررسی می کنید و تصمیم می گیرید، یادداشت ها می توانند به شما کمک کنند آنها را با هم مقایسه کنید تا ببینید چه کسانی به خوبی با موقعیت شغلی شما مطابقت دارند.
- یادداشت های مصاحبه همچنین می توانند به محافظت از شما در صورت متهم شدن به شیوه های استخدام ناعادلانه کمک کنند. میتوانید از یادداشتها برای نشان دادن صلاحیتهایی که برای هر متقاضی ثبت کردهاید و اینکه تصمیم استخدام شما بهترین گزینه برای شرکت شما بوده است، استفاده کنید.
- یادداشت برداری همچنین می تواند به ایجاد حس عدالت به متقاضیان کمک کند. آنها متوجه میشوند که شما نکات اصلی خود را یادداشت می کنید، بنابراین می دانند که هنگام تصمیم گیری برای استخدام، آنها را به عنوان مرجع در اختیار خواهید داشت.
چه چیزی در یادداشت های مصاحبه گنجانده شود
وقتی در طول مصاحبه یادداشت برداری می کنید، باید بین گوش دادن به پاسخ ها و یادداشت جزئیات تعادل برقرار کنید. کوتاه نگه داشتن یادداشت ها و فقط نوشتن مهم ترین اطلاعات می تواند به تعادل کمک کند. پاسخها و جزئیات مربوط به متقاضی را درج کنید که بر مناسب بودن یا نبودن آنها برای این موقعیت تأثیر میگذارد.
از آنجایی که در صورت شکایت متقاضی، یادداشت های مصاحبه شما برای دفاع از تصمیم استخدام ضروری است، با درج جزئیات مصاحبه، مانند تاریخ، زمان و مکان شروع کنید. اگر فوراً تصمیم استخدام نگیرید، این اطلاعات میتواند به شما کمک کند مصاحبه را به خاطر بیاورید.
پاسخهای خاص، مانند مهارتهایی که مصاحبهشونده میگوید دارند، وظایف شغلی که انجام دادهاند یا تجربه کاری گذشتهشان را بگنجانید. همچنین ممکن است مشاهدات خود را بر اساس پاسخ آنها یادداشت کنید. به عنوان مثال، اگر برای یک موقعیت تدریس مصاحبه می کنید و پاسخ یک کاندید نشان می دهد که آنها درک قوی از توسعه برنامه درسی دارند یا خیر، این را همراه با دلایل خاص بیان کنید.
ارتباط با متقاضی
شما به عنوان مصاحبه کننده، لحن مصاحبه را تعیین می کنید و به راحت شدن متقاضی کمک می کنید. وقتی مصاحبهشونده احساس راحتی میکند، احتمالاً پاسخهای کاملی به شما میدهد و شخصیت خود را بیشتر نشان میدهد.
برای انجام این کار، با استقبال شروع کنید تا به آرامش آنها کمک کنید. توضیح دهید که مصاحبه چگونه پیش خواهد رفت تا آنها بدانند چه انتظاری دارید. ذکر کنید که قصد دارید در طول جلسه یادداشت برداری کنید و توضیح دهید که این کار را برای کمک به یادآوری شرایط مهم آنها انجام می دهید. همچنین می توانید به آنها اطلاع دهید که در صورت تمایل می توانند یادداشت برداری کنند.
در طول مصاحبه، مراقب باشید و از زبان بدن برای کمک به کاندیدها در آرامش استفاده کنید. با پاسخ دادن به آنها و پرسیدن سؤالات بعدی، به آنچه می گویند علاقه نشان دهید. اگر متوجه شدید که مدام یادداشت می نویسید، برای چند دقیقه قلم خود را زمین بگذارید و روی مصاحبه شونده تمرکز کنید.
راههایی برای آسان کردن یادداشتبرداری در طول مصاحبه
اگر در حین مصاحبه با یادداشت برداری مشکل دارید، استفاده از ابزارها می تواند کار را آسان تر کند. قلم و کاغذ روش سنتی برای یادداشت برداری است، اما موارد زیر می توانند روند را بهبود بخشند:
فرم استاندارد: به جای گرفتن یک دفترچه خالی، یک برگه نمره مصاحبه با فضایی برای یادداشت ها ایجاد کنید. هر سوال مصاحبه، یک مقیاس برای نمره دادن به پاسخ ها و یک فضای کافی بزرگ برای جزئیات در نظر بگیرید.
لپتاپ: اکثر مردم تایپ کردن یادداشتها را سریعتر از نوشتن با دست میدانند. ایجاد یک فرم برای هر متقاضی به شما فضایی برای یادداشت برداری می دهد. مطمئن شوید که صفحه نمایش کامپیوتر در تماس چشمی اختلال ایجاد نمی کند و از خیره شدن به صفحه نمایش در کل مصاحبه خودداری کنید.
ضبط: اگر میخواهید روی گوش دادن تمرکز کنید، میتوانید از ضبطهای صوتی یا تصویری مصاحبه استفاده کنید. این به شما امکان میدهد بعداً برای مرور پاسخها یا یادداشت برداری به ضبط برگردید. همیشه قوانین مربوط به ضبط مصاحبه ها را در شهر خود بررسی کنید تا مشخص شود که آیا به رضایت نیاز دارید یا خیر، و در نظر بگیرید که ضبط چه احساسی ممکن است در داوطلبان ایجاد کند.
چند یادداشت: میتواند مفید باشد که افراد دیگر نیز در مصاحبه یادداشت برداری کنند. رویکرد مصاحبه تیمی دیدگاههای مختلفی را جمعآوری میکند و میتواند به شما کمک کند چیزهایی را که از دست دادهاید پیدا کنید. حتی اگر شما تصمیم گیرنده نهایی هستید، نشستن سایر اعضای تیم در مصاحبه و یادداشت برداری می تواند به اطلاعات جامع تری منجر شود.
نکاتی برای یادداشت برداری در مصاحبه
یادداشت برداری در طول مصاحبه را هر چه بیشتر تمرین کنید آسان تر می شود، اما این نکات می تواند به شما کمک کند فوراً پیشرفت کنید:
آماده شدن برای مصاحبه:
آشنایی با سوالات مصاحبه و صلاحیت های شغلی، یادداشت برداری را آسان تر می کند. وقتی جزئیاتی را می شنوید که با آنچه برای موقعیت مورد نیاز دارید مطابقت دارد، می توانید آنها را در صفحه یادداشت های خود یادداشت کنید. آماده سازی به شما کمک می کند اطلاعات را مرتب کنید و تعیین کنید چه چیزی مهم است.
ایجاد کدها:
نوشتن کلمات و جملات کامل زمان زیادی را از داوطلب می گیرد. برای تسریع فرآیند یادداشت برداری خود، برای چیزهای رایجی که در مصاحبه ها می شنوید، کدها یا اختصارات ایجاد کنید.
ارتباط چشمی را حفظ کنید:
آنقدر درگیر یادداشت برداری نباشید که هرگز به مصاحبه شونده نگاه نکنید.
بعداً کامل کنید:
در طول مصاحبه، چند جزئیات کلیدی را فهرست کنید. بلافاصله پس از مصاحبه، می توانید قبل از اینکه جزئیات را فراموش کنید، آن یادداشت ها را کامل کنید. این به شما امکان می دهد در طول مصاحبه بیشتر روی متقاضی تمرکز کنید و در عین حال اطلاعات مهم را حفظ کنید.
زمان مصاحبه کافی را برنامه ریزی کنید:
فاصله بین مصاحبه ها و گذاشتن زمان پس از مصاحبه برای مرور و تکمیل یادداشت های خود به شما کمک می کند از عجله جلوگیری کنید.
هدفمند بمانید:
وقتی با یک متقاضی ملاقات می کنید، تعصب ناخودآگاه شما می تواند بر برداشت شما از او تأثیر بگذارد. از نوشتن هر چیزی که می تواند از این تعصب حمایت کند یا به شغل مربوط نیست، خودداری کنید. شامل هر چیزی که مربوط به جنسیت، ظاهر، نژاد، سن یا سایر عوامل نامربوط باشد و از یک تصمیم عینی پشتیبانی نمی کند و می تواند تبعیض آمیز باشد.
مقایسه یادداشت ها:
اگر از یک تیم استخدامی برای مصاحبه با متقاضیان استفاده می کنید، ادغام یادداشت ها در یک سند می تواند در مقایسه به شما کمک کند. این می تواند به شما کمک کند تا ببینید دیگران چگونه پاسخ ها را تفسیر می کنند و الگوهایی را در واکنش های شما شناسایی می کنند. این سند یادداشت تلفیقی همچنین می تواند به عنوان پایه ای برای بحث در هنگام انتخاب کاندید نهایی باشد.
به این فکر کنید که چه بخشهایی از یادداشتهایتان تصمیمگیری برای استخدام را آسانتر میکند و چه اطلاعات اضافی را باید حذف کنید.
