لینک کوتاه:
https://hrhome.ir/?p=12319آنچه در این مطلب میخوانید:
یک چک لیست عالی در زمان ورود به شما کمک می کند تا در عین افزایش بهره وری و رضایت شغلی، کارکنان را درگیر کنید. در همین حال، فرآیند خروج موثر می تواند فرهنگ و شهرت شما را بهبود بخشد. این مقاله چک لیست گام به گام ورود و خروج کارکنان را برای متخصصان منابع انسانی به اشتراک می گذارد.
شروع و پایان چرخه کاری یک فرد دو عنصر تعیین کننده هستند. این چرخه زمانی شروع می شود که متقاضی پیشنهاد شغلی کارفرما را دریافت می کند و در آخرین روز استخدامش بسته می شود. درک هر دو این فرآیندها با استفاده از چک لیست ورود و خروج کارکنان به شما امکان می دهد بهترین تجربه ممکن را برای همه ایجاد کنید و در عین حال به سازمان کمک کنید.
ورود و خروج کارکنان چیست؟
فرآیند ورود (Onboarding) فرآیند انطباق یک استخدام جدید با اخلاق و فرهنگ سازمانی است و فرآیند خروج (offboarding) باعث تسهیل خروج آنها در زمان خروج از شرکت می شود. درواقع جدایی یک کارمند از شرکت به دنبال استعفا، اخراج یا بازنشستگی (بازنشستگی) است.
در حالی که تجربه کارمند عمدتاً بر تعامل با همکاران، پروژه ها، پیروزی ها و ضررها، پیشرفت شغلی و رشد متمرکز است، مانند هر رابطه طولانی مدت، شروع و پایان، هر دو تأثیر عمده ای بر کل تجربه دارند، از جمله آنچه پس از پایان رابطه رخ می دهد.
ورود و خروج موفقیتآمیز باعث میشود کارمندان نظرات مثبتی را در سایتهای شغلی بگذارند. همچنین ممکن است آنها را ترغیب کند که ارجاع دهند (معرفی به دیگران) یا تجارت جدیدی را به شرکت بیاورند.
اهمیت چک لیست ورود و خروج کارکنان
چک لیست ورود و خروج کارمندان ساختار را به فرآیند ارائه می دهد و از طریق ابزار مدیریت پروژه به گونه ای مستند می شود که تیم های منابع انسانی می توانند آن را به اشتراک بگذارند، با آن تعامل داشته باشند، و وظایف خود را در طول فرآیند انجام دهند.
یک چک لیست به خوبی ساخته شده تضمین می کند که کارمندان تازه استخدام شده منابع و پشتیبانی لازم را برای بهره وری سریع و موثر دارند. این شامل دسترسی به نرم افزارها و سیستم های ضروری و آموزش کارکنان در مورد قوانین و مقررات تجاری است. با استفاده از یک چک لیست برای سادهسازی فرآیند استخدام، میتوانید به استخدامکنندگان جدید کمک کنید تا بدون وقفهای عمده شروع به کار کنند و به آنها کمک کنید تا در اسرع وقت کارآمد شوند.
یک چک لیست به وضوح تعریف شده فرآیند خروج نیز ضروری است. حصول اطمینان از اینکه کارمند در حال خروج از منابع و سیستم ها به صورت ایمن و به موقع قطع می شود، حیاتی است. علاوه بر این، چک لیست ورود و خروج کارکنان به حفظ روابط دوستانه در آینده کمک می کند.
چک لیست ورود و خروج کارکنان برای شرکت شما ضروری است زیرا از سه طریق کمک می کند.عبارتند از:
الف – تطبیق با نیازهای کارکنان جدید و فعلی
شروع مجدد هم برای کارمند جدید و هم برای محل کاری که به آن ملحق می شود، سخت است. هم چالش است و هم فرصت. هدف از فرآیند ورود و خروج ، آماده سازی کارکنان و سازمان به عنوان یک کل برای این تغییر است. با استفاده از چک لیست ورود و خروج کارکنان، تیم های منابع انسانی می توانند مقداری از استرس را کاهش دهند و سطح بهره وری مطلوب را حفظ کنند.
ب – ایجاد تعادل بین برداشت اول و آخر
اگرچه استقبال از استخدامهای جدید طبیعی است، اما اطمینان از خروجی آبرومندانه و ایمن برای کسانی که ترک میکنند نیز ضروری است. بنابراین، تیمهای منابع انسانی باید بین اولین برداشتهایی که در ابتدا میخواهند الهامبخش بهرهوری باشند و آخرین خاطرهای که وقتی کارمند دیگر بخشی از تیم نیست ایجاد میکنند، تعادل ایجاد کنند. این تعادل کلیدی برای ایجاد یک برند کارفرمایی قوی و ثابت است.
ج – هماهنگی بین ذینفعان
منابع انسانی هر دو فرآیند ورود و خروج را انجام میدهد، که شامل کار با مدیران فناوری اطلاعات، تیم مدیریت، و مدیران/ناظران بخشها میشود که نقش عمدهای را در فرآیند ورود و خروج کارمندان ایفا میکنند.
برای مثال، تیم فناوری اطلاعات باید مطمئن شود که تازه استخدام شده دارای اعتبار شبکه، دستگاه ها و آموزش در روز اول خود است و بعداً تأیید کند که دسترسی آنها در زمان مناسب غیرفعال شده است. مدیر تسهیلات ممکن است مسئول اختصاص فضاهای پارکینگ و امکان دسترسی به ساختمان باشد، در حالی که آموزش و جلسات باید توسط سرپرستان یا مدیران بخش برنامه ریزی شود.
چک لیست گام به گام برای تیم های منابع انسانی در هنگام حضور یک کارمند
چک لیست حضور فهرست کاملی از مراحل است که برای کمک به کارمندان جدید در چند روز یا چند هفته اول کار با شرکت طراحی شده است.
۱- یک ایمیل قبل از شروع به کار بفرستید
قبل از شروع فرآیند واقعی، می توانید یک ایمیل مقدماتی برای کارمند جدید ارسال کنید. این تضمین می کند که کارکنان برای اولین روز کاری خود آماده هستند. برخی از جزئیاتی که می توانید به اشتراک بگذارید عبارتند از:
- تاریخ شروع، برنامه/زمان کاری معمول، محل دفتر
- فرم هایی که باید پر کنند و هر مدرک دیگری که باید تکمیل کنند
- یک کپی از دفترچه راهنمای کارکنان
- برنامه برای روز اولیه یا هفته
- کد لباس
- نام مدیر/سرپرست و اطلاعات تماس
۲- فضای کاری را برای کارمند جدید آماده کنید
این مرحله در چک لیست ورود کارمند به فضای فیزیکی که کارمند در آن کار می کند، اشاره دارد. این شامل همکاری با بخش فناوری اطلاعات برای پیکربندی رایانه یا سایر دستگاههای کارمند جدید، ایمیل و دسترسی به سایر ابزارهای تجاری است. نیروهای جدید شما برای انجام موفقیت آمیز وظایف خود نیاز به دسترسی به سخت افزار و نرم افزار خاصی دارند. یکی از موارد مهم در چک لیست ورود کارکنان، تماس با بخش فناوری اطلاعات است تا اطمینان حاصل شود که همه کارمندان جدید برای استفاده از برنامه های مرتبط تنظیم شده اند. این امر به ویژه در دنیای کار از راه دور و ترکیبی که در آن فرآیند ورود به صورت مجازی اتفاق میافتد، اهمیت دارد علاوه بر این، اگر نرم افزار پیچیده یا اختصاصی دارید، باید اسناد آموزشی یا برنامه هایی را ایجاد کنید که به کارمندان جدید نحوه استفاده از این ابزارها را نشان دهد.
۳- تمام اسناد و مدارک را جمع آوری کنید
تمام اسنادی را که کارمند جدید باید در روز اول پر کند مثل قرادادهای کاری و محرمانگی، فرم های بیمههای تامین اجتماعی و بیمه تکمیلی، فرمهای مالیاتی و… را جمع آوری و ثبت کنید. یک کپی از دفترچه راهنمای کارمند را ارائه دهید. علاوه بر این، چاپ نقش و مسئولیت های کارمند جدید به عنوان یک نمای کلی از آنچه مورد انتظار است می تواند مفید باشد. اگرچه مستندسازی پر زحمت است، اما بخش اساسی از فرآیند ورود است.
۴- به تیم در مورد عضو جدید اطلاع دهید
بخش های منابع انسانی و مدیران تیم نباید تصور کنند که کارکنان فعلی از استخدام جدید مطلع شده اند و برای اطمینان از اینکه کارمند جدید مورد استقبال گرم و صمیمانه قرار می گیرد، نام، عکس، عنوان شغلی، سابقه حرفه ای، تجربه، تحصیلات و مجموعه مهارت های کارمند جدید را با کارمندان خود به اشتراک بگذارید و آنها را تشویق کنید تا به کارمند جدید کمک کنند تا در این نقش مستقر شود.همچنین میتوانید یک رویداد کوچک خوش آمدگویی یا مهمانی ترتیب دهید تا کارمند جدید را هم به تیم جدید و هم به رهبری ارشد معرفی کنید. این می تواند یک دورهمی بیرون از محل کار، یک ناهار تیمی باشد.
۵- کارمند به یک تور اداری ببرید
تور سازمان یکی از موثرترین روش ها برای آشنایی کارکنان جدید با محل کار شما است. یک نقشه برای استخدام کنندگان خود ایجاد کنید تا قبل از تور واقعی از آن به عنوان مرجع استفاده کنند. نقشه باید شامل اتاقها یا ایستگاه کاری آنها، دفاتر مدیران یا سرپرستان آنها، سالن های غذاخوری، سرویس بهداشتی و اتاق های آموزشی و کنفرانس باشد. هنگام ایجاد چک لیست ورود کارکنان، نقشه را دیجیتالی کنید تا به راحتی در دسترس باشد.
۶- به استخدام جدید خود یک مربی یا یک «رفیق» اختصاص دهید
به هر کارمند جدید یک «رفیق» اختصاص دهید که در طول هفتههای ابتدایی کار به عنوان مربی در کنار فرد جدید باشد. مربیان باید افرادی باشند که حداقل برای چند سال در سازمان بوده اند و برای پاسخگویی به سوالات، معرفی و ارائه کمک آموزشی مجهز باشند.
۷- داستان شرکت خود را تعریف کنید
مهم است که با هر کارمند جدیدی تاریخچه، ماموریت و اهداف شرکت را به اشتراک بگذارید. این به کارکنان جدید توضیح می دهد که چرا شرکت راه اندازی شده است و مدیریت ارشد چگونه می خواهد تجارت را توسعه دهد. این مرحله ای است که در آن خلاقیت، نام تجاری کارفرما، و داستان سرایی وارد تصویر می شود، بنابراین کارمند جدید الهام گرفته و انگیزه می گیرد تا بخشی از ماموریت بزرگتر باشد و کار خود را با سرعت بالا شروع کند.
۸- از کارمندان جدید بارخورد بگیرید
بازخورد بخش مهمی از چک لیست ورود کارکنان است. بعد از دو هفته با کارمندان تازهکار جلسهای ترتیب دهید تا مشخص شود که آنها چگونه خود را تطبیق میدهند و آیا بازخوردی درباره فرآیند ورود دارند یا خیر. این ممکن است مواردی را برای توسعه یا موارد اضافی را که میتوان از چک لیست ورود حذف کرد، نشان دهد.
همچنین، کارمندان جدید هنگام تطبیق با محل کار، همکاران و مسئولیتهای جدید، نگرانیهای زیادی خواهند داشت. برخی از سوالاتی که ممکن است با قرار دادن خود در جای آنها داشته باشند را در نظر بگیرید. برای مثال میتوانید یک سند پرسشهای متداول برای پاسخ به این سؤالات بهعنوان بخشی از چکلیست حضور کارکنان در نظر بگیرید. این سند به آنها اطمینان میدهد که نگرانیهایشان واقعی است و دیگران نیز قبلاً در وضعیت مشابهی بودهاند.
چک لیست نهایی برای فرآیند خروج
۱- از افراد قدردانی کنید
از کارمند برای سخت کوشی و فداکاری آنها در طول مدتی که با سازمان داشتند، تشکر کنید و بهترین آرزوها را برای هر کاری که در آینده انجام می دهند، ارائه دهید. حتی اگر کارمند در مدت کوتاهی اخراج شده یا استعفا داده است، این مرحله در چک لیست خروج کارکنان اطمینان میدهد که کارها را با یک نکته مثبت به پایان می رسانید.
۲- خروج کارمند را به تیم اعلام کنید
ارتباط ضروری است زیرا شایعات ممکن است محل کار را مختل کند. به همه اطلاع دهید که کارمند در حال ترک است و در صورت لزوم توضیح دهید که چرا آنها را ترک می کنند و چه کسی مسئولیت های آنها را بر عهده می گیرد. اگر کارمند موقعیتی با مشتری داشت، ممکن است ایده خوبی باشد که مشتریان خود را از خروج آنها مطلع کنید.
۳- برای انتقال دانش آماده شوید
اگر در حال حاضر شخصی برای جایگزینی کارمند دارید، گام بعدی در چک لیست خروج همکاری با کارمند برای تهیه اسناد، گردش کار و لیستی از مخاطبین برای فرد جدیدی است که این نقش را بر عهده می گیرد.
۴- برای تحویل دارایی شرکت آماده شوید
هنگامی که یک کارمند شرکت شما را ترک می کند، باید اطمینان حاصل کنید که هر دارایی متعلق به شرکت در اختیار او تا زمانی که آنها را ترک می کنند، پس داده می شود. این می تواند شامل دستگاه های الکترونیکی مانند لپ تاپ یا تلفن همراه، و همچنین لباس های فرم و کلیدهای قفل اداری باشد. مالک فرآیندی را تعیین کنید که از تحویل آنها اطمینان حاصل کند.
۵- تسویه حساب کنید
این مرحله از چک لیست خروج کارکنان مطمئن می شود که تمام جنبه های فرآیند پرداخت و در نتیجه تسویه نهایی را برای کارمند مدیریت می کنند. برای تسهیل این امر، تمام اطلاعات مربوطه، از جمله تاریخ خاتمه کار، یا مانده مرخصی، سنوات و… که باید پرداخت شود را در اختیار آنها قرار دهید. کارمند خروجی شما همچنین ممکن است یک توصیه نامه برای استخدام آینده درخواست کند.
۶- مجوزهای سیستم، گذرواژهها و کنترلهای دسترسی را تغییر دهید
تیم منابع انسانی باید به بخش فناوری اطلاعات در مورد خروج کارمند به آن اطلاع دهد تا آنها بتوانند نقش خود را در فرآیندهای خروج انجام دهند. به یاد داشته باشید که رمزهای عبور برای هر حساب مشترک نیز باید به روز شود تا از نقض امنیت جلوگیری شود. قبل از بستن حساب ایمیل، پرسنل فناوری اطلاعات میتوانند یک مسیر مجدد داخلی را نیز به اشتراک بگذارند تا اطمینان حاصل شود که ایمیلهای ضروری مشتریان نادیده گرفته نمیشوند.
۷- مصاحبه خروج انجام دهید
مصاحبه های خروج یکی از اجزای حیاتی فرآیند خروج هستند. مصاحبه های خروج می تواند یک مکالمه رو در رو یا یک پرسشنامه کتبی باشد که کارمند آن را پر می کند. سوالات را مختصر و دقیق بپرسید و از اطلاعات به دست آمده برای جلوگیری از ترک کارمندان با عملکرد بالا در آینده استفاده کنید و از بازخورد کارمندان برای بهبود فرآیندها و تجربه کارکنان در محل کار استفاده کنید.
جمع بندی
تا حدی، ورود به سازمان مهم است، زیرا اولین برداشت مهم است. با این حال، ممکن است به همان اندازه مهم باشد که از خروجی سازمان یافته و با احترام متقابل اطمینان حاصل شود. کارمندان سابق می توانند به عنوان کارمندان جدید یا پیمانکاران مستقل به سازمان بازگردند. بسیاری از شرکتها کارکنان سابق خود را فارغالتحصیل میدانند، زیرا میتوانند با آنها ارتباطات تازه و حرفهای برقرار کنند و شهرت شرکت را افزایش دهند. علاوه بر این، ممکن است به آنها به عنوان بخشی از یک مجموعه استعدادهای متمرکز بر آینده نگاه شود.
در نتیجه، هر دو بخش اول و دوم چک لیست ورود و خروج کارکنان برای منابع انسانی ضروری است. حضور موثر در سازمان حفظ و نگهداری را بهبود می بخشد و کارمندان را برای موفقیت آماده می کند و یک فرآیند سازماندهی شده در سازمان برای فرهنگ سازمانی شما ارزشمند است.
