تجربه کاندید چیست و چگونه آن را بهبود دهیم؟

در چشم‌انداز استخدام در سال ۲۰۲۳، شرکت‌ها بر ایجاد یک تجربه مثبت برای کاندید جهت جذب و حفظ استعدادهای برتر تمرکز خواهند کرد.

عوامل کلیدی برای ایجاد یک تجربه مثبت کارجویان

• اولویت دادن بیشتر به تجربه کارجویان
• بهبود برند کارفرمایی
• بهبود فرآیندهای استخدام
• داده‌محور شدن فرآیندهای استخدام

اولویت دادن به تجربه کارجویان

در سال ۲۰۲۳، با افزایش رقابت برای استعدادهای برتر، شرکت‌ها متوجه می‌شوند که برای جذب و استخدام استعدادهای مناسب باید کارجو را در اولویت قرار دهند، که این به معنای، ساده کردن فرآیند درخواست شغل، تا ارائه بازخورد به موقع به کاندیدها و کارجویان است.
در واقع فرآیند استخدام موفق دیگر تنها به یافتن فرد مناسب برای شغل بستگی ندارد. برای هر شغلی که استخدام می‌کنید، صدها یا حتی هزاران نفر وجود دارند که درخواست می‌کنند، مراحل مختلف فرآیند استخدام را طی می‌کنند اما استخدام نمی‌شوند.

تجربه کارجو چیست؟

تجربه کارجویان به ادراکات، احساسات و تعاملات کلی یک کاندید شغل نسبت به یک شرکت، در طول فرآیند استخدام اشاره دارد (احساسی که یک جوینده کار در مورد کارفرما پس از تعامل، در فرآیند استخدام خود دارد.). این شامل هر ارتباطی است که یک کارجو یا کاندید شغل با سازمان دارد، از جستجوی اولیه کار، تا فرآیند مصاحبه، حضور در سازمان و….
یک تجربه مثبت کارجو می تواند منجر به تعامل بهتر، استخدام با کیفیت بهتر و بهبود برند کارفرمایی شود، در حالی که یک تجربه منفی می تواند منجر به از دست دادن کاندیدها، تبلیغات دهان به دهان منفی و آسیب به اعتبار سازمان شود.

برای بررسی خدمات آموزش، مشاوره و پیاده‌سازی پروژه‌های حوزه مشاوره مدیریت خانه منابع انسانی می‌توانید به صفحه معرفی خدمات مراجعه نموده و یا با شماره ۸۲۸۰۱۵۱۰-۰۲۱ تماس حاصل فرمایید.

خدمات تخصصی خانه منابع انسانی

این موارد ریشه در درک کارفرما از تجربه کارجو دارد:

• آیا متقاضی احساس احترام می‌کند؟
• آیا اهمیت زمان آن‌ها را در نظر داریم؟
• آیا فرآیند استخدام منصفانه و عادلانه بود؟
• آیا آنها می‌دانستند که بعد از آن چه می‌شود؟
• آیا نگرانی آن‌ها شنیده می‌شود؟
  

اگر یک کارجو بتواند با اطمینان به همه این سؤالات «بله» پاسخ دهد، یک شرکت با موفقیت یک تجربه کاندید مثبت ایجاد کرده است. اما طبق آمار از هر ۴ کاندید فقط ۱ نفر تجربه کاندید خوبی دارد.
فرآیند استخدام شما، اغلب اولین تعاملی است که کارمند آینده، با شرکت شما خواهد داشت. ۶۸٪ از کارمندان معتقدند که تجربه آن‌ها به عنوان یک کاندید به طور مستقیم منعکس‌کننده نحوه رفتار یک شرکت با افراد است.

چگونه شروع به اولویت دادن به تجربه کارجویان/کاندیدهای شغل کنیم؟

ارتباط شفاف

کارجویان از ارتباط به موقع و واضح در طول فرآیند استخدام قدردانی می‌کنند. یک جدول زمانی برای فرآیند استخدام ارائه دهید، کاندیدها را در جریان هرگونه تغییر یا تاخیر قرار دهید. ۷۶ درصد از جویندگان کار می‌خواهند بدانند که روند درخواست شما قبل از شروع چقدر طول می‌کشد.
پس از مصاحبه بازخورد ارائه دهید. بیش از هر چیز، کارجویان می‌خواهند بدانند که در چه جایگاهی قرار دارند. آیا آنها به مرحله بعدی فرآیند استخدام شما راه یافتند؟
۷۵ درصد از متقاضیان پس از درخواست برای شغل، هرگز پاسخی دریافت نمی‌کنند. رها کردن متقاضیان در بلاتکلیفی راه مناسبی نیست. پس از حدود ۲ هفته، اکثر متقاضیان منصرف می‌شوند و به سمت فرصت‌های دیگر می‌روند.
حتی ارتباطات ساده، مانند یک ایمیل تایید خودکار مبنی بر دریافت درخواست آن‌ها برای ایجاد یک تجربه مثبت کاندید بسیار مهم است. با ایجاد عادت ارتباط مستمر که از روز ارسال رزومه شروع می‌شود تا روزی که تصمیم خود را می‌گیرید، با متقاضیان شغل در ارتباط بمانید.

شخصی‌سازی

با درک نیازها، ترجیحات و اهداف هر فرد، تجربه کاندیدها را تطبیق دهید. به عنوان مثال، می‌توانید ارتباطات خود را با ارسال پیام‌های شخصی‌سازی شده، که در مورد علایق آن‌ها صحبت می‌کند یا با به اشتراک گذاشتن اطلاعات در مورد فرهنگ و ارزش‌های شرکت که با ارزش‌های آن‌ها همسو است، شخصی‌سازی کنید. این می‌تواند به کاندیدها کمک کند تا احساس ارزشمندی کنند و مشارکت خود را در این فرآیند افزایش دهند.

رویکرد کاندید‌محوری

بر روی روان‌سازی و کارآمدترین فرآیندهای استخدام تمرکز کنید. فرآیند درخواست را ساده کنید و مراحل غیر ضروری را حذف کنید. توضیحات شغلی واضح و مختصر ارائه دهید، اطمینان حاصل کنید که فرآیند مصاحبه به خوبی ساختار یافته و سازگار است، و بازخورد سازنده‌ای را به داوطلبانی که به مراحل نهایی راه پیدا نمی‌کنند ارائه دهید. مهم است که هر متقاضی، به ویژه آن‌هایی که استخدام نمی‌شوند احساس کنند که فرآیند استخدام شما منصفانه بوده است. عادلانه بودن معیارهای استخدام شما زمانی که کاندیدها به تجربه خود فکر می‌کنند، برای آن‌ها اهمیت بیشتری دارد، نه اینکه آیا استخدام شده‌اند یا نه. در نهایت، برای پرورش یک تجربه مثبت کاندید، مهم است که بازخورد در هر دو جهت داده شود: از کارفرما به کارجو و کارجو به کارفرما. دادن فرصتی برای شنیده شدن به متقاضیان، به‌خصوص اگر تجربه منفی بیشتری داشته باشند، به آن‌ها این امکان را می‌دهد که به جای ارسال نظر در شبکه‌های اجتماعی، هرگونه شکایت را مستقیماً با شما در میان بگذارند.

بهبود برند کارفرمایی کارفرما

برای جذب استعدادهای برتر، شرکت ها باید یک برند کارفرمایی قوی داشته باشند. این به معنای ایجاد یک دید مثبت از شرکت در میان کاندیدهای بالقوه، برای تبدیل به افرادی که فرآیند استخدام را طی می کنند (صرف نظر از اینکه در پایان آن استخدام می‌شوند یا خیر) به سفیران فعال است.
۷۷ درصد از کاندیدها در حال تحقیق درباره کارفرمایان بالقوه در رسانه‌های اجتماعی هستند و ۷۵ درصد به احتمال زیاد برای همکاری با کارفرمایی که فعالانه برند کارفرمایی خود را مدیریت می کند، درخواست می دهند.

بهبود فرآیند استخدام

برای ایجاد یک تجربه مثبت برای کارجویان، شرکت ها باید یک فرآیند استخدام منصفانه و کارآمد داشته باشند. از طریق:

بهبود ارتباطات

ارتباط خوب، کلید موفقیت در فرآیند استخدام است. خطوط ارتباطی واضحی بین استخدام‌کنندگان و کارجویان ایجاد کنید.

استاندارد کردن مراحل مصاحبه

استاندارد کردن روش مصاحبه با کاندیدها می‌تواند به شما کمک کند، تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرید و به طور کلی تعصب در فرآیند استخدام را کاهش دهید. با طراحی سوالات استاندارد مصاحبه و همچنین دستورالعمل‌هایی برای ارزیابی پاسخ های داوطلب شروع کنید. به این ترتیب، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که هر متقاضی به طور منصفانه ارزیابی می‌شود و حتی زمان استخدام شما را کوتاه می‌کند و همچنین ارائه بازخورد به متقاضیان ناموفق و اطمینان از استاندارد بالای تجربه کاندید در تمام موقعیت‌های باز آسان‌تر می‌شود و به برند کارفرمایی مثبت کمک می‌کند.

داده محور شدن فرآیندهای استخدام

تجزیه و تحلیل داده‌ها در سال‌های اخیر صنعت استخدام را متحول کرده است. با استفاده از تجزیه و تحلیل داده‌ها، شرکت‌ها می‌توانند بینشی در مورد اثربخشی استراتژی‌های استخدام خود به دست آورند، از جمله اینکه کدام کانال‌های استخدام عملکرد بهتری دارند. از طریق:

جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های تجربه کارجویان

اجرای نظرسنجی‌های تجربه کارجویان در فرآیند استخدام شما می‌تواند بینش‌های ارزشمندی در مورد نحوه درک کاندیدها از تلاش‌های استخدام شما ارائه دهد. از این داده‌ها برای شناسایی زمینه‌های بهبود و اعمال نظرات کارجویان، هنگام بهینه سازی فرآیندهای استخدام خود استفاده کنید.

از داده های موجود در ATS خود استفاده کنید

سیستم‌های ردیابی متقاضی (ATS) می‌توانند به شما در جمع‌آوری و مدیریت داده‌های کارجویان، از جمله مدارک تحصیلی، تجربه و بازخورد مصاحبه، کمک کنند.

الگوها را پیدا کنید و بر اساس آنها عمل کنید

با تجزیه و تحلیل داده‌های نظرسنجی‌های تجربه کارجویان و ATS، می‌توانید الگوها و روندهای رفتار کاندیدها را شناسایی کنید و استراتژی استخدام خود را بر اساس آن تنظیم کنید. به عنوان مثال، اگر کاندیدها به طور مداوم درخواست خود را در مرحله خاصی پس می گیرند، از این اطلاعات برای بهبود این مرحله، در فرآیند استخدام و افزایش شانس خود برای استخدام و حفظ استعدادهای مناسب استفاده کنید.

تیم استخدام را آموزش دهید 

تیم‌های استخدام خود را در مورد مزایای ردیابی داده‌های موثر و دقت به جزئیات و روندها آموزش دهید.

همچنین رعایت موارد ذیل از طرف تیم استخدام سازمان، در ایجاد تجربه مثبت برای متقاضیان موثر می‌باشد:

• بسیاری از کاندیدها در حال حاضر مشغول به کار هستند و مرخصی گرفتن از کار را در ساعات اداری برای حضور در مصاحبه سخت می‌کند. هنگامی که تصمیم گرفتید کارجویی را دعوت کنید، سعی کنید از قبل به آن‌ها زمان بدهید تا در صورت نیاز، برنامه خود را مرتب کنند. انعطاف پذیری در محل کار اولویت بالایی برای داوطلبان دارد و ارائه گزینه‌های متعدد برای بازه‌های زمانی می‌تواند کمک زیادی به بهبود تجربه کاندید کند.

• روز مصاحبه روز استرس‌زایی برای جویندگان کار است برخی از نگرانی‌های قبل از مصاحبه آن‌ها را کم کنید و یک روز قبل از مصاحبه برای هر مصاحبه‌شونده ایمیل بفرستید. در مورد نحوه دسترسی به دفتر خود (مخصوصاً اگر در یک ساختمان چند شرکتی بزرگتر هستید)، شماره تلفن قابل دسترسی، وضعیت پارکینگ یا سایر موارد نیاز را راهنمایی کنید. همچنین یک خط ارتباطی را ایجاد کنید که در آن داوطلبان می‌توانند هر سؤال دیگری را که ممکن است در مورد مصاحبه داشته باشند بپرسند.

• استفاده از مصاحبه‌های ساختاریافته راهی آسان برای اطمینان از اینکه به هر متقاضی فرصت یکسانی برای اثبات خود داده می‌شود. با مصاحبه‌های ساختاریافته، از هر کارجو سوالات استاندارد از پیش تعریف شده‌ای می پرسید که مستقیماً به شغل مربوط می‌شود. با پایبندی به یک قالب از یک مصاحبه به مصاحبه دیگر، برخی از تعصبات موجود در مصاحبه را کاهش خواهید داد. به علاوه، کیفیت کلی مصاحبه‌های خود را بهبود می‌بخشید؛ مصاحبه‌های ساختاریافته عملکرد شغلی را دو برابر بهتر از مصاحبه‌های بدون ساختار پیش‌بینی می‌کنند. کاندیدها از ارزیابی مهارت‌های مرتبط با شغل قدردانی می‌کنند و مصاحبه‌های شما استخدام‌های قوی‌تری را به همراه خواهد داشت.

• مصاحبه مجازی یا ویدیویی یک راه عالی برای افزایش انعطاف‌پذیری فرآیند استخدام شما است. مصاحبه‌های ویدئویی به داوطلبان این امکان را می‌دهد که در زمانی متناسب با برنامه خود مصاحبه کنند. بعلاوه، این مدل مصاحبه به متقاضیان  آزادی بیشتری می‌دهد و یک تجربه مثبت را برای کاندید ایجاد می‌کند.

• ۵۶ درصد از کاندیدها پس از مصاحبه هیچ بازخوردی دریافت نمی‌کنند و این امر باعث می‌شود که آن‌ها ندانند چه چیزی در آینده باید انتظار داشته باشند. در روز مصاحبه، یک ایمیل به مصاحبه شوندگان ارسال کنید که شامل مراحل بعد از مصاحبه، جدول زمانی مورد انتظار برای تصمیم شما باشد، و از آنها برای ملاقات با شما تشکر کنید. با دادن انتظارات واضح به متقاضیان، شفافیت و اعتماد ایجاد می‌کنید، همچنین در حالی که شانس خود را برای پذیرش پیشنهاد بالقوه افزایش می‌دهید. اگر یک کاندید پیشنهاد دیگری دریافت کند و بداند که پیشنهاد شما ممکن است به زودی ارائه شود، ممکن است قبل از تعهد به شرکت دیگری منتظر پاسخ شما باشد.

• تنها راه برای دانستن اینکه آیا واقعاً یک تجربه کاندید مثبت ایجاد می‌کنید یا خیر، این است که مستقیماً از متقاضیان بپرسید! پس از مصاحبه، یک نظرسنجی ساده ارسال کنید که از کارجویان بخواهد تجربیات خود را ارزیابی کنند. آیا آن‌ها احساس می‌کردند که راه‌های ارتباطی باز است؟ آن‌ها به تجربه کاندیدی خود از ۱ تا ۱۰ چگونه امتیاز می‌دهند؟ حتی می‌توانید سؤالات باز را بگنجانید و از کاندیدها بپرسید که چه چیزی را دوست دارند، چه چیزی را دوست ندارند، و هر پیشنهادی که ممکن است داشته باشند.

• به مدیران استخدام الگویی برای ارسال بازخورد بدهید. کاندیدها از بازخورد سازنده بسیار قدردانی می‌کنند، زیرا می‌تواند به آن‌ها برای بهبود نقاط ضعف و کسب فرصت‌های آینده کمک کند، اما به دلایل قانونی می‌تواند منطقه‌ای پرخطر باشد.

الزامات ارائه پیشنهاد از طرف سازمان

هنگامی که یک شخص عالی برای پر کردن موقعیت خود پیدا کردید، وقت آن است که پیشنهاد خود را ارائه دهید. اگر کاندیدها در طول فرآیند استخدام شما تجربه مثبتی داشته باشند، ۳۸ درصد بیشتر احتمال دارد که پیشنهاد شغلی شما را بپذیرند. به محض اینکه تصمیم خود را گرفتید با کاندید موردنظر تماس بگیرید یا ایمیل بزنید تا آنها را مطلع کنید. شما نمی‌خواهید که شرکت دیگری آنها را جذب کنند با توجه به زمان و هزینه‌ای که صرف کرده‌اید.

• وقتی کاندیدای عالی دارید که می‌خواهید به شرکتتان بپیوندید، وقت آن نیست که حقوق او را کم کنید یا چانه‌زنی داشته باشید. آماده مذاکره برای پرداخت، حقوق و سایر مزایا، مانند بیمه تکمیلی، امکان دورکاری و سهام تشویقی و.. باشید. این احتمال وجود دارد که شما تنها گزینه کاندید انتخاب شده خود نباشید، پیشنهادات رقابتی باعث می‌شود کاندیدها از همان ابتدا احساس ارزشمندی کنند.
• اگر شرکت امکانش را دارد در زمان شروع به کار منعطف باشد. زیرا ممکن است درحال حاضر شاغل باشند یا حتی بخواهند یک استراحت کوتاه بین کارها داشته باشند.
• در مورد جزئیات مربوط به کار به کاندیدها اطلاع دهید که دقیقاً چه انتظاری دارید. و اینکه در اولین روز آن‌ها چگونه می گذرد و به چه کسی گزارش می‌دهند.

مزایای تجربه مثبت متقاضی شغل از سازمان

• تجربه مثبت متقاضی شغل از سازمان، جذب متخصصین و کاندیدهای مورد نظر سازمان را افزایش می‌دهد زیرا این افراد ۳۸ درصد بیشتر احتمال دارد که پیشنهاد شغلی را بپذیرند.
• تجربه مثبت متقاضی شغل از سازمان، باعث می‌شود، ۹۰ درصد از متقاضیان، خواه استخدام شوند یا نه، دیگران را بر اساس یک تجربه مثبت به ارسال درخواست کار در سازمان تشویق کنند.
• تجربه مثبت متقاضی شغل از سازمان، باعث شناخت بیشتر و تقویت برند شما نیز می‌شود زیرا، هر متقاضی شغل یک مشتری بالقوه و حامی احتمالی برند سازمان نیز می‌باشد.
• تجربه مثبت متقاضی شغل از سازمان، باعث بهبود بهره‌وری در کار می‌شود. زیرا یک فرآیند استخدام مثبت اثر تجمعی دارد و منجر به نیروی کار شادتر و راضی‌تر می شود. سازمان‌هایی که کارکنان شاد و متعهد دارند، ۴۰ درصد بیشتر از شرکت‌های مشابه بهره‌وری دارند و در بلندمدت سود بیشتری به همراه دارند.

پیامدهای تجربه منفی متقاضی شغل برای سازمان

سکه تجربه کاندیدهای شغل دو روی دارد. از یک طرف، ایجاد یک تجربه مثبت کاندید برای همه چیز، از حفظ کاندید گرفته تا وجهه شرکت شما، مزایای متعددی را به همراه دارد. از سوی دیگر، یک تجربه ضعیف کاندید می تواند عواقب منفی برای شرکت شما داشته باشد، هم برای تلاش‌های شما برای استخدام و هم برای برند شما. و تجربه منفی کاندید بیشتر از چیزی که فکر می‌کنید رخ می‌دهد: ۶۰ درصد از کاندیدها زمانی که برای مشاغل درخواست داده‌اند، تجربه کاندید بدی داشته‌اند.
بسیاری از متقاضیان مصرف‌کنندگان بالقوه پایین‌دستی محصولات و خدمات نیز هستند. یک تجربه منفی در هنگام درخواست کار می‌تواند آن‌ها را به عدم تمایل به شرکت در آینده سوق دهد، با این باور که تجربه آن‌ها نشان‌دهنده نحوه عملکرد شرکت نیز می‌باشد. این می‌تواند باعث آسیب طولانی مدت به مشتری‌مداری و برند تجاری شرکت داشته باشد.
در راس این مفهوم برند کارفرما (به این معنا که چگونه شرکت شما به عنوان یک محل کار با توجه به نحوه برخوردش با کارکنان خود، درک می شود) است. طوری عمل کنید که گویی درخواست شرکت برای جذب کارمند شروع فرآیند پذیرش کارمند شما است. زمانی که تجربه اولیه متقاضی مناسب نباشد، کاندیدها احساس می‌کنند که این رفتار نشان‌دهنده نحوه برخورد با کارمندان فعلی است (خواه دقیق باشد یا نه). به طور متوسط، از هر ۲۵۰ متقاضی فقط ۱ نفر استخدام می‌شود، به این معنی که یک تجربه منفی در فرآیند استخدام شما می‌تواند بر ۲۴۹ مشتری بالقوه و وفادار به برند تأثیر بگذارد و به برند کارفرمای شما آسیب برساند.
۲۷ درصد از کاندیدهایی که تجربه بدی داشتند، به طور فعال دیگران را از درخواست برای مشاغل یک شرکت منصرف می‌کنند و جذب کاندیدهای با کیفیت بالا را سخت‌تر می‌کنند.
۷۲ درصد از متقاضیان تجربه بد خود را در سایت‌هایی که می‌توانند تجربه خود را به اشتراک گذارند یا در رسانه‌های اجتماعی یا مستقیماً با یک همکار یا دوست به اشتراک می گذارند.

نتیجه

اطمینان از اینکه فرآیند استخدام شما برای ایجاد تجربه کاندید عالی بهینه شده است، بهترین شانس را برای جذب استعدادهای برتر، ارتقای نام تجاری کارفرما و بهبود شهرت شرکت به شما می‌دهد. برای به حداکثر رساندن تجربه کاندید خود، به هر مرحله از فرآیند استخدام خود، از درخواست تا تصمیم نهایی خود، نگاه دقیقی بیندازید.