راهنمای برنامه‌ریزی بودجه منابع انسانی

برنامه ریزی بودجه منابع انسانی به بخش های منابع انسانی کمک می کند تا برای آینده آماده شوند و منابع خود را به طور مؤثر مدیریت کنند تا به روشی سازنده کار کنند. ایجاد بودجه ای برای پوشش هزینه های استخدام، کارگزینی، آموزش، حقوق، مزایا و موارد دیگر به نفع شرکت شماست. زیرا به جلوگیری از هرگونه غافلگیری که می تواند توانایی شما برای ایجاد نیروی کار قوی را از بین ببرد، کمک می کند.

بودجه منابع انسانی چیست؟

بودجه منابع انسانی بودجه ای را فراهم می کند که به طور خاص به تمام فرآیندهای منابع انسانی در سراسر یک سازمان تخصیص داده می شود. از آنجایی که مهمترین دارایی یک کسب و کار افراد آن هستند، این بودجه باید به دقت برنامه ریزی شود و توسط تیم رهبری تایید شود.
دو نوع بودجه منابع انسانی وجود دارد که معمولاً سازمان ها استفاده می کنند. نوع انتخابی شما به عوامل مختلفی از جمله وجوه موجود، هزینه های پیش بینی شده و سود بستگی دارد.

بودجه افزایشی منابع انسانی – Incremental HR budget:

با استفاده از داده‌های مربوط به هزینه‌های منابع انسانی سال‌های گذشته، می‌توان اعداد را برای سال آینده اصلاح کرد. اگر بودجه باقی مانده است، می توانید آنها را در بودجه نیز لحاظ کنید. بودجه جدید شامل افزایش (یا کاهش) نسبت به سال قبل بر اساس اهداف منابع انسانی است به عنوان مثال، افزایش هزینه برای حق بیمه تکمیلی.

بودجه منابع انسانی مبتنی بر صفر – Zero-based HR budget:

این بودجه برای بودجه منابع انسانی جدید یا بودجه ای است که نیاز به بازنگری کامل دارد. فقط با در نظر گرفتن سال جدید، با یک گزارش تمیز شروع کنید. با تخصیص جایی که بودجه به بیشترین حمایت نیاز دارد، شروع کنید. ممکن است تمرکز بر روی استخدام باشد. بنابراین، بودجه شما به بودجه زیادی برای بازاریابی استخدام، جنبه‌های اداری مصاحبه و غربالگری متقاضیان و بهبود تجربه کاندیدها نیاز دارد. نمونه ای از شرکتی که از سیستم بودجه ریزی مبتنی بر صفر استفاده می کند، شرکت فلوریدا Power and Light (ایالات متحده آمریکا) است که در کنترل هزینه ها بسیار موثر بوده است. این روش بودجه ریزی موفقیت آمیز بوده است زیرا آینده نگر است.
در هر صورت، برنامه‌ریزی بودجه منابع انسانی یک فرآیند سیستماتیک است که شامل نگاهی دقیق به هزینه‌های سال‌های گذشته، هزینه‌های سال جاری، تعداد پیش‌بینی‌شده کارکنان و سایر پیش‌بینی‌های آینده است، به طوری که عملکردهای منابع انسانی کوتاه‌مدت نشوند.

برای بررسی خدمات آموزش، مشاوره و پیاده‌سازی پروژه‌های حوزه مشاوره مدیریت خانه منابع انسانی می‌توانید به صفحه معرفی خدمات مراجعه نموده و یا با شماره ۸۲۸۰۱۵۱۰-۰۲۱ تماس حاصل فرمایید.

خدمات تخصصی خانه منابع انسانی

بودجه منابع انسانی شامل چه مواردی است؟

حوزه های بسیاری وجود دارد که منابع انسانی شامل می شود، بنابراین چگونه می توانید مطمئن باشید که همه چیز را در بودجه منابع انسانی لحاظ می کنید؟ حتی یک کسب‌وکار کوچک می‌تواند هزینه‌های استخدام، کارگزینی، آموزش و سایر اقدامات را داشته باشد. با تغییر اولویت‌ها، همه سازمان‌ها باید استراتژی بودجه‌بندی منابع انسانی خود را برای اطمینان از مدیریت مؤثر منابع انسانی در طول سال مورد ارزیابی مجدد قرار دهند.
داشتن یک الگوی بودجه منابع انسانی می تواند به روند برنامه ریزی بودجه معقول برای سال آینده کمک کند. در اینجا اجزای بودجه معمولی منابع انسانی آورده شده است:

استعدادیابی و استخدام – Talent acquisition & recruitment

برای اکثر سازمان ها، این یک اولویت بالا است. برنامه ریزی برای استخدام های جدید مستلزم داشتن بودجه منابع انسانی است که می تواند همه چیز را از تبلیغات شغلی گرفته تا استخدام را پشتیبانی کند. انتظار می رود رقابت بین شرکت ها افزایش یابد. بنابراین، شما باید بخش بزرگی از بودجه خود را به اینجا اختصاص دهید:

تبلیغات موقعیت های باز
مصاحبه و بررسی کاندیداها
بررسی پیشینه
استخدام جدید
جابجایی کارمند
بازاریابی استخدامی
کاهش ضرر ناشی از استخدام نامناسب

یادگیری و توسعه – Learning and development

نظرسنجی گارتنر در سال ۲۰۲۱ نشان داد که ۶۸ درصد از رهبران منابع انسانی می‌گویند که در سال آینده مهارت‌ها و شایستگی‌های مهمی را ایجاد خواهند کرد. مقدار معقولی را برای تلاش های یادگیری و توسعه تنظیم کنید که بازدهی مثبتی از سرمایه گذاری ارائه می دهد. در نظر گرفتن:

آموزش کارکنان جدید
رفع شکاف های مهارتی
اعطای گواهینامه های کارکنان
پیاده سازی سیستم های یادگیری
ایجاد آموزش الکترونیکی

ارتقاء مهارت منابع انسانی – HR upskilling

منابع انسانی نه تنها باید شکاف مهارت‌های کارکنان، بلکه شکاف‌های مهارتی خود را نیز برطرف کند. اگر می‌خواهید تیم منابع انسانی شما تأثیر واقعی بر سازمان داشته باشد، باید اطمینان حاصل کنید که اعضای بخش شما از شایستگی‌های منابع انسانی اثبات‌شده در آینده برخوردار هستند برای مثال هوش تجاری، مهارت دیجیتال، حمایت از افراد و سواد داده که به شما کمک می‌کند کسب و کار موفق شود به همین دلیل است که باید فرصت های ارتقای مهارت منابع انسانی را در برنامه ریزی بودجه خود بگنجانید.

مجوز تیم یا سازمانی برای دوره های آموزش الکترونیکی منابع انسانی
اعطای گواهینامه های منابع انسانی
بودجه آموزشی شخصی برای کارکنان منابع انسانی
کارگاه های آموزشی
دوره های آموزشی

جبران خدمات – Compensation and benefits

با مقایسه استخدام های سال گذشته و هزینهجبران خدمات کارکنان، بودجه منابع انسانی خود را افزایش دهید تا مطمئن شوید که در سال آینده به اندازه کافی بودجه دارید.

حقوق کارمندان
بیمه سلامت
بیمه عمر
برنامه های بازنشستگی
زمان پرداخت
پرداخت اضافه کاری
مزایا

ایمنی و رفاه کارکنان – Employee safety and well-being

ارائه یک محل کار ایمن و متمرکز بر ایمنی مسئولیت قانونی همه کارفرمایان است. به عنوان بخشی از آماده سازی بودجه منابع انسانی، سیاست ها و سیستم های موجود را برای تعیین هزینه های مرتبط با بهبودها بررسی کنید.

رعایت ایمنی فیزیکی
رفاه روانی
سلامت کارکنان
امنیت در محل کار

فناوری منابع انسانی – HR technology

با ارائه محصولات جدید، ممکن است فرصتی عالی برای ارتقای سیستم های قدیمی منابع انسانی و سرمایه گذاری در چیزی باشد که مدیریت سرمایه انسانی را ساده تر کند.

سیستم های اطلاعات منابع انسانی (HRIS)
فناوری مدیریت یادگیری
سیستم حقوق و دستمزد و مزایا
ابزار نظارت بر کار ریموت

روابط کارکنان و مدیریت استعداد – Employee relations and talent management

کارکنان باید احساس قدردانی کنند. هنگام برنامه‌ریزی بودجه برای این دسته از هزینه‌ها، راه‌هایی را برای تقویت انگیزه‌ها و شناخت بهترین کارمندان خود در نظر بگیرید.

درگیر کردن کارکنان
ایجاد یک محیط کاری مثبت
تیم سازی و مربیگری
جایگزاری دقیق افراد
ایجاد روابط مدیریتی
ایجاد روابط کارکنان

مدیریت منابع انسانی – Administration of HR

حتماً در بودجه منابع انسانی خود فضایی ایجاد کنید تا هزینه های اداره بخش منابع انسانی را پوشش دهید. چه برای یک دپارتمان در یک کسب و کار کوچک یا یک تیم بزرگ در یک شرکت بزرگ یا مدیریت یک تیم بزرگ از استخدام‌کنندگان و متخصصان منابع انسانی، همه باید با ادامه تغییر دنیای کار احساس حمایت کنند.

ارتباطات منابع انسانی
مدیریت عمومی منابع انسانی

چرا باید بودجه منابع انسانی خود را برنامه ریزی کنید؟

برنامه‌ریزی بودجه منابع انسانی به اندازه لازم است که هزینه‌های هر حوزه دیگری از عملیات را تامین می‌کند. در واقع، دلیل پیشرفت سازمان شما است. دلایل اصلی که چرا باید از قبل در مورد بودجه منابع انسانی خود فکر کنید این است که:

مدیریت هزینه های سرمایه انسانی:

از خرج کردن بیش از حد اجتناب کنید. بودجه منابع انسانی به خوبی برنامه ریزی شده به شما امکان می دهد وقتی همه چیز تغییر می کند، منابع را دوباره تخصیص دهید.

حصول اطمینان از کارایی عملیاتی منابع انسانی:

شما یک نمای کلی از جایی که می توانید پول خرج کنید و چقدر دارید خواهید داشت که به شما امکان می دهد به طور مؤثر و کارآمد عمل کنید.

دستیابی به موفقیت سازمانی :

از طریق کارایی منابع انسانی، سازمان ها می توانند بهترین بهره را از پرسنل خود ببرند، سازنده باشند و به اهداف خود برسند. این همچنین شما را برای تغییرات نظارتی که بر حوزه های مختلف منابع انسانی تأثیر می گذارد، آماده می کند.

در تصمیم‌گیری تاثیرگذار باشید :

۶۰ درصد رهبران کسب‌وکار که انتظار دارند منابع انسانی شریک تجاری آنها باشد، توانایی ارائه یک برنامه بودجه توسعه‌یافته می‌تواند ارزش شما را برای سازمان افزایش دهد.

چگونه بودجه منابع انسانی را تهیه می کنید؟

مراحلی وجود دارد که می توانید طی کنید و بهترین روش ها را اعمال کنید که برنامه ریزی بودجه منابع انسانی شما را موثرتر می کند.

مرحله ۱ – اهداف تجاری خود را مشخص کنید – Define your business goals

ابتدا اولویت‌های کسب‌وکار را تعیین کنید تا اهداف منابع انسانی شما به خوبی همسو شوند، سپس به سمت حوزه‌های کمتر حساس حرکت کنید. یک نمونه عالی از شرکتی که این کار را به خوبی انجام می دهد، اپل است که منابع انسانی را تشویق می کند تا در تمام زمینه های استراتژی شرکت درگیر شود.

مرحله ۲ – بودجه های گذشته را مرور کنید – Review past budgets

به مرور بودجه‌ها، هزینه‌ها و عملکرد گذشته و نتایج حاصل از آنها بپردازید و از تجارب گذشته استفاده کنید.

مرحله ۳ – نیازهای نیروی کار خود را تجزیه و تحلیل و پیش بینی کنید – Analyze and forecast your workforce needs

برنامه ریزی از قبل برای نیازهای استخدام با توجه به نرخ گردش مالی و عملکرد پروژه، ایده خوبی از تعداد کار مورد نیاز برای هر بخش به شما می‌دهد.

مرحله ۴ – بودجه منابع انسانی خود را بر اساس داده ها آماده کنید – Prepare your HR budget based on data

همانطور که اشاره کردیم، عملکرد گذشته، برنامه‌ها و پیش‌بینی‌های رشد، و فناوری، همه اصول اولیه برای برنامه‌ریزی دقیق بودجه منابع انسانی هستند. از جدیدترین داده‌ها برای تصمیم‌گیری استفاده کنید، که حدس و گمان را از بین می‌برد.

مرحله ۵ – برای بهترین و بدترین سناریوها برنامه ریزی کنید – Plan for the best and worst-case scenarios

همه‌گیری کووید ۱۹ به ما آموخت، که همه شرکت ها باید برای رویارویی با شرایط دشوار آماده باشند. برای پوشش بهترین و بدترین چیزی که بازار کار به شرکت شما می زند، برنامه ای داشته باشید. به عنوان مثال، اگر با استعفای بزرگ تعداد زیادی از کارکنان خود مواجه شوید نیاز دارید که هزینه های خود را برای استخدام افزایش دهید زیرا باید افراد بیشتری را جایگزین کنید.

مرحله ۶ – سرمایه گذاری را به عنوان سازنده برای کسب و کار در نظر بگیرید – Consider investments as business builders

آیا قصد دارید یک ابزار جدید منابع انسانی راه اندازی کنید؟ با همه گزینه های عالی موجود، اکنون می تواند زمان خوبی برای ارتقاء سیستم های منابع انسانی و/یا پیاده سازی فناوری جدید باشد. این سرمایه گذاری در موفقیت بخش منابع انسانی تاثیرگذار است. فقط مطمئن شوید که آن را در بودجه خود لحاظ کنید، از جمله اینکه چه نوع ROI را انتظار دارید.

مرحله ۷ – انتظارات واقع بینانه داشته باشید – Have realistic expectations

بودجه بخش منابع انسانی شما باید دیدگاهی واقع بینانه از آنچه سال آینده به ارمغان خواهد آورد باشد. بیش از حد خرج نکنید، اما هیچ بخش مهمی را نیز کم نکنید. بودجه خود را در یک گزارش واضح و با استفاده از اعداد واقعی تهیه کنید تا احتمال پذیرش آن بیشتر شود.

مرحله ۸ – تایید آن را دریافت کنید – Get it approved

گام نهایی شما قبل از اجرای بودجه منابع انسانی، بررسی و تایید آن توسط مدیریت سازمان است. از زبان اهداف تجاری صحبت کنید و نشان دهید که چگونه بودجه پیشنهادی شما با اهداف شرکت هماهنگ است. شما شانس بیشتری برای تایید آن توسط هیئت مدیره بدون اعتراض خواهید داشت.

جمع‌بندی

برنامه ریزی دقیق بودجه منابع انسانی نیاز به درک کامل همه هزینه ها و انواع داده ها دارد. مطمئن شوید که زمان کافی را به برنامه ریزی بودجه منابع انسانی خود اختصاص می دهید به این ترتیب، می توانید مطمئن شوید که از منابعی که در اختیار دارید به بهترین شکل ممکن استفاده می کنید.

نوشته شده توسط

ساناز مرادی

حوزه منابع انسانی را زمانی در قلب خود یافتم که پای درس اساتید به نام دانشگاه تهران آموختم باید با مهر قلب آدم ها را به هم پیوند داد تا سازمان بهتری را با هم تجربه کنیم.